FAQ FATTURA ELETTRONICA PA

 

DEFINIZIONI

 
Cos’è la fattura elettronica?

La fattura elettronica per la Pubblica Amministrazione è un documento elettronico prodotto in formato XML, secondo gli standard tecnici definiti da Sogei, il cui contenuto deve essere nel tempo immutabile e non alterabile; è la sola tipologia di fattura accettata dagli enti PA che, secondo le disposizioni di legge, sono tenuti ad avvalersi del Sistema di Interscambio.

Cosa è il sistema di interscambio?

Il Sistema di Interscambio (SdI) è la piattaforma che gestisce gli scambi tra fornitori e Pubblica Amministrazione. Dal 06.06.2014 tutte le fatture elettroniche devono transitare attraverso l’SdI, che ricopre quindi il ruolo di “postino”.

Effettua una serie di controlli formali, notifica eventuali problemi e, qualora sia tutto a posto, inoltra le fatture alle Amministrazioni destinatarie. Il SdI non ha alcun ruolo amministrativo e non si occupa dell’ archiviazione e conservazione delle fatture. Il SdI si occupa anche di gestire la trasmissione delle notifiche da e verso la PA.

Cos’è la firma digitale?

La firma digitale è uno degli strumenti utili a garantire al documento informatico il requisito di Autenticità.

Per la fattura PA è l’unico strumento accettato.

Cosa è il Codice Univoco Ufficio?

Il Codice Identificativo Univoco – CUU – rappresenta il codice che identifica in modo univoco la PA destinataria della fattura.

Questo il link per accedere al sito ufficiale dell’Indice della Pubblica Amministrazione – IPA – e ricercare i CUU:

http://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php

Quale differenza c’è tra il CUU e il codice IPA?

Il CUU identifica la PA destinataria della fattura e deve essere indicato all’interno dell’XML.

Il codice IPA è il codice assegnato alla PA al momento della sua registrazione nel portale dell’Indice della Pubblica Amministrazione.

Cos’è la conservazione a norma?

È un complesso sistema di regole e procedure, regolamentato dalla normativa italiana, che assegna al documento informatico la stessa valenza fiscale e civilistica del documento cartaceo.

La conservazione digitale deve garantire ai documenti conservati i requisiti di A.I.L.: Autenticità, Immodificabilità e Leggibilità

I documenti informatici fiscalmente rilevanti, come le fatture elettroniche, devono obbligatoriamente essere conservati secondo le regole tecniche di cui al DMEF 03.12.2014

La fattura PA, in quanto fattura elettronica deve quindi essere sottoposta a conservazione digitale a norma.

Cos’è il CIG ( codice identificativo gara )?
Il CIG (Codice Identificativo Gara), è un codice alfanumerico univoco e obbligatorio che identifica una dato appalto o lotto e che, secondo precise disposizioni normative, viene richiesto dal RUP (Responsabile Unico di Procedimento) prima della procedura di individuazione del contraente sul sistema SIMOG dell’AVCP.

Sostanzialmente il CIG ha alcune funzioni essenziali, quali:

  • la tracciabilità dei flussi finanziari di ciascuna stazione appaltante per affidamenti di lavori, servizi e forniture, secondo la legge 136/2010, a prescindere dall’importo dell’affidamento e dalla procedura scelta;
  • l’adempimento agli obblighi di comunicazione delle informazioni all’Osservatorio per individuare in maniera univoca gare, lotti e contratti, secondo l’art. 7 del Codice dei Contratti;
  • l’adempimento al sistema di contribuzione della somma dovuta all’AVCP da parte degli operatori economici, il cui versamento è condizione di ammissibilità alle procedure per la realizzazione di opere pubbliche, secondo l’articolo 1, comma 67, della legge 266/2005, richiamato dall’articolo 8, comma 12, del Codice.

Cos’è il CUP (codice unico di progetto)?
Il CUP, Codice Unico di Progetto, è costituito da una stringa alfanumerica di 15 caratteri, che accompagna ciascun progetto di investimento pubblico a partire dalla fase formale di assegnazione delle risorse. Il CUP è un’etichetta che caratterizza in maniera biunivoca ogni progetto d’investimento pubblico; è una sorta di “codice fiscale” del progetto, costruito a partire dalle caratteristiche del progetto stesso, secondo un algoritmo che ne assicura l’univocità.
Chi è il 'soggetto trasmittente'?
Il ‘soggetto trasmittente’ è il soggetto che sta trasmettendo materialmente il file FatturaPA al Sistema di Interscambio (può coincidere con il fornitore oppure con altro soggetto da questi incaricato alla trasmissione). A questo proposito è bene evidenziare che il Progressivo unico di Invio corrisponde al progressivo univoco che il soggetto trasmittente attribuisce ad ogni file che inoltra al Sistema di Interscambio.

Che cos’è il numero REA?
Il REA (Repertorio delle notizie Economiche ed Amministrative) è un repertorio/elenco tenuto dalle Camere di Commercio.
Tra le altre cose, il REA raccoglie le notizie di carattere statistico-economico amministrativo relative a soggetti per i quali non sussistono i presupposti per l’iscrizione nel Registro delle Imprese (es. associazioni, fondazioni, comitati, enti non societari e unità locali di imprese estere), ma anche relative a soggetti iscritti nel Registro Imprese (denuncia di inizio, modifica e cessazione dell’attività e l’apertura, modifica e cessazione di unità locali).
 

COME USARE FATTURA FACILE

 
Per utilizzare il servizio di FatturaFacile devo installare qualche programma particolare sul mio PC?
FatturaFacile è fruibile attraverso un qualsiasi browser web e non richiede l’installazione di alcun software.
Non possiedo una casella PEC. Posso usare il servizio Fattura Facile per l'invio delle fatture alla Pubblica Amministrazione?
Si. Per i propri Clienti FatturaFacile si occuperà di tutto, anche della trasmissione.
Come posso acquistare i servizi di Fattura Facile?
Nella guida all’acquisto troverai tutti i passi da seguire per acquistare i servizi di FatturaFacile (link)
Il pacchetto che acquisto ha una scadenza?

Sì, il pacchetto acquistato ha validità un anno dalla data dell’attivazione.
Rinnovando l’abbonamento, eviterai di perdere le eventuali fatture inutilizzate.

Occorre sottoscrivere un contratto con FatturaFacile? E quanto dura?

Sì, troverai termini e condizioni del servizio nella homepage e, una volta abbonato, riceverai a casa il Contratto da sottoscrivere. Il contratto dura un anno e, se non viene disdetto, si rinnova di anno in anno. Rinnovando l’abbonamento, eviterai di perdere le eventuali fatture inutilizzate.

Chi posso contattare in caso di problemi, dubbi o incertezze?
FatturaFacile mette a disposizione del Cliente un servizio di assistenza costante via chat, telefono, skype e email per un supporto costante da personale qualificato.
Quali sono i servizi offerti da FatturaFacile?

FatturaFacile mette a disposizione un servizio facile, efficace e sicuro che provvede a tutte le fasi del processo di fatturazione elettronica alla Pubblica Amministrazione: dall’ emissione della fattura elettronica PA, all’invio al Sistema di Interscambio, alla gestione di tutte le notifiche, alla consultazione online dei documenti, fino alla conservazione a norma delle fatture PA e di tutte le ricevute.

E’ possibile personalizzare il servizio FatturaFacile?

FatturaFacile è pronta ad offrire soluzioni su misura per le vostre esigenze. Per personalizzare l’offerta è possibile contattare il nostro servizio commerciale all’indirizzo commerciale@fatturafacile.com.

Qual è il significato dello stato “File correttamente trasmesso al destinatario” associato alla fattura caricata sul portale?
Lo stato di “Correttamente trasmesso al destinatario” significa che la fattura ha superato i controlli formali del Sistema di Interscambio ed è stata correttamente consegnata all’ufficio destinatario della Pubblica Amministrazione.

Qual è il significato dello stato “File ricevuto ko” associato alla fattura caricata sul portale?
Lo stato “File ricevuto ko” significa che  la fattura ha superato i controlli formali del Sistema di Interscambio ed è stata correttamente consegnata all’ufficio destinatario della Pubblica Amministrazione che ha scartato il documento trasmesso. Si consiglia la generazione di una nota di credito e l’emissione di una nuova fattura. Qualora non fosse presente nessuna descrizione ti invitiamo a contattare l’ufficio di riferimento della Pubblica Amministrazione.

Qual è il significato dello stato “File ricevuto ok” associato alla fattura caricata sul portale?
Lo stato “File ricevuto ok” significa che la fattura ha superato i controlli formali del Sistema di Interscambio ed è stata correttamente consegnata all’ufficio destinatario della Pubblica Amministrazione che ha accettato il documento trasmesso.

Qual è il significato dello stato “Mancata consegna temporanea” associato alla fattura caricata sul portale?
Lo stato “Mancata consegna temporanea” significa che la fattura ha superato i controlli formali del Sistema di Interscambio ma non è ancora stato possibile recapitarla all’ufficio destinatario della Pubblica Amministrazione. Nei 10 giorni successivi al primo invio il Sistema di Interscambio proverà nuovamente l’inoltro della fattura all’Amministrazione destinataria. Se la consegna riuscirà, riceverai una ricevuta di consegna, altrimenti, trascorsi 10 giorni dall’invio della notifica di mancata consegna, il Sistema di Interscambio invierà al mittente un’attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito.

Qual è il significato dello stato “Impossibilità di recapito dopo 10 giorni” associato alla fattura caricata sul portale?
Lo stato “Impossibilità di recapito dopo 10 giorni” significa che la fattura ha superato i controlli formali del Sistema di Interscambio ma non è stato possibile recapitarla all’ufficio destinatario della Pubblica Amministrazione per cause esterne al sistema stesso. Non è possibile procedere ad un secondo invio della fattura attraverso il Sistema di Interscambio. E’ necessario procedere all’invio del documento all’ufficio destinatario della Pubblica Amministrazione attraverso un altro canale telematico (email, PEC, link, ecc…).

Qual è il significato dello stato “Decorrenza termini per notifica dell’esito dopo 15 giorni” associato alla fattura caricata sul portale?
Lo stato “Decorrenza termini per notifica dell’esito dopo 15 giorni” significa che la fattura ha superato i controlli formali del Sistema di Interscambio ed è stata correttamente consegnata all’ufficio destinatario della Pubblica Amministrazione, il quale non ha restituito nessun esito relativo al documento. Per conoscere l’esito della fattura trasmessa ti consigliamo di contattare la Pubblica Amministrazione di riferimento.

Qual è il significato dello stato “File scartato per errori formali” associato alla fattura caricata sul portale?
Lo stato “File scartato per errori formali” significa che la fattura non ha superato i controlli formali effettuati dal Sistema di Interscambio, il quale ha generato una notifica di scarto. Nel caso in cui la compilazione della fattura sia affidata a Fattura Facile non dovrai compiere nessuna verifica e potrai ignorare la presente comunicazione. Sarà nostra cura verificare la natura dell’errore, effettuare le eventuali correzioni e contattarti qualora fosse necessario. Nel caso in cui sia tu a compilare la fattura online, puoi consultare il file in cui sono riportati i codici errore del SdI e le relative azioni correttive suggerite.

Quando viene attivata la mia utenza?
Nel caso di pagamento con Paypal l’attivazione dell’utenza è immediata. In caso di pagamento per mezzo bonifico bancario l’attivazione avverrà all’avvenuta ricezione del bonifico.
Come devo rispedire il contratto di servizio firmato?
Se vuoi puoi anticipare il Contratto firmato via mail (abbonamenti@fatturafacile.com) o via fax (al numero 0239216786), ma purtroppo la normativa per il momento prevede ancora l’invio del documento originale. Se invece sei in possesso di una smart card con la quale puoi firmare digitalmente i documenti, puoi firmare digitalmente il contratto ed inviarcene copia.

Nel canone annuo dei tre pacchetti d’offerta per professionisti e PMI così come nell’importo del pacchetto di ricariche delle Soluzioni riservate a Partner, Commercialisti e Associazioni è compresa la conservazione a norma delle fatture per 10 anni?
Nell’importo pagato per la sottoscrizione dell’abbonamento è compresa la conservazione a norma per 10 anni delle fatture inviate alla Pubblica Amministrazione durante l’anno di contratto. Qualora il cliente cambiasse servizio l’anno successivo, non pagherà alcun costo aggiuntivo per conservare le fatture emesse nell’anno precedente.

Dove posso acquistare le ricariche di fatture?
Nel caso tu abbia acquistato uno dei tre PACCHETTI riservati a professionisti e PMI al link https://www.fatturafacile.com/fatturazione-elettronica-professionisti/ dovrai accedere alla tua AREA RISERVATA e, una volta che la tua utenza sarà attiva, potrai acquistare le ricariche attraverso l’apposita funzione. Nel caso tu abbia acquistato una delle SOLUZIONI riservate a Partner, Commercialisti e Associazioni sarà sufficiente effettuare il login al sito e, nella sezione dedicata http://www.fatturafacile.com/prodotti/partner-commercialisti-associazioni/, acquistare un ulteriore numero di fatture.
Dove trovo un manuale d’uso del portale online di caricamento fatture?
Effettuato l’accesso su portale nella sezione GUIDE UTENTE troverai il manuale d’uso del portale operativo di caricamento fatture.

Inoltre nella sezione NEWS_ARCHIVIO DOWNLOAD consultabile al link http://www.fatturafacile.com/archivio-download/, troverai un documento in cui è riportato il significato di tutti gli stati che una fattura può assumere sul portale.

Dove trovo la fattura relativa al mio ordine?
All’interno della propria area riservata è possibile scaricare la fattura relativa al proprio ordine.

 

Ho un volume di fatture elettroniche da emettere molto elevato, avete soluzioni dedicate?
Certo, per personalizzare l’offerta nel caso di un numero di fatture superiore a 250 scrivere a commerciale@fatturafacile.com

Sono un commercialista che deve emettere fattura elettronica per i propri clienti, quale soluzione scegliere?
Fattura Facile ha riservato ai commercialisti due soluzioni dedicate senza costi fissi: si pagheranno solo le fatture di cui si ha bisogno, attraverso un comodo sistema di ricariche di fatture che permette un’estrema flessibilità in relazione alle esigenze dello studio nel corso dell’anno.

I listini e le caratteristiche del servizio sono consultabili al seguente link http://www.fatturafacile.com/prodotti/partner-commercialisti-associazioni/ e la registrazione è contestuale all’ acquisto. Le fatture non usate di ogni pacchetto potranno essere utilizzate anche per i 12 mesi successivi.

A seconda delle necessità e della quantità di fatture, si potrà scegliere l’operatività che meglio si adatta alla specifica situazione:
– Compilare la fattura online sul portale operativo attraverso lo strumenti di compilazione guidata. A firma, invio alla PA e conservazione penseranno le risorse qualificate di Indicom;

– Upload della fattura nel formato desiderato sul portale operativo. A compilazione, firma, invio alla PA e conservazione penseranno le risorse qualificate di Indicom

Sono un libero professionista che deve emettere fattura elettronica, quali opzioni ho a disposizione?
Tre sono le possibilità per i liberi professionisti consultabili al link https://www.fatturafacile.com/fatturazione-elettronica-professionisti/:

  • Pacchetto 1: Tu compili e noi firmiamo
  • Pacchetto 2: Compili e firmi tu
  • Pacchetto 3: Pensiamo a tutto noi

Quali sono le credenziali per accedere a FAFA?
Le credenziali per l’accesso al portale operativo tramite cui inviare la fattura elettronica alla PA sono scelte in fase di acquisto nella schermata in cui si immettono i propri dati. In particolare il nome utente richiesto corrisponde all’email fornita e la password viene scelta contestualmente.
Quali sono i passi da seguire per inviare una fattura?
Nella sezione ARCHIVIO DOWNLOAD è disponibile un documento in cui illustriamo i passi da seguire per l’accesso al portale e per l’invio della fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione. Per scaricare il documento vai al link http://www.fatturafacile.com/archivio-download/
Quali sono le informazioni da riportare sulla fattura che invio a Fattura Facile per la compilazione da parte dei vostri operatori?
Nella sezione ARCHIVIO DOWNLOAD è disponibile un documento in cui sono elencate tutte le informazioni ed i dati da riportare nella fattura inviata a Fattura Facile per la corretta compilazione da parte delle nostre risorse. Per scaricare il documento vai al link http://www.fatturafacile.com/archivio-download/
Come avviene il processo di fatturazione elettronica con Fattura Facile?
Nella sezione COME FUNZIONA vi spieghiamo come Fattura Facile vi guida nel processo di fatturazione elettronica alla Pubblica Amministrazione.
Dove trovo aggiornamenti utili in tema di fattura elettronica e conservazione a norma?
Nella sezione NEWS vengono pubblicate periodicamente notizie e aggiornamenti relativi al mondo della fatturazione elettronica, conservazione a norma e digitalizzazione. Per rimanere aggiornati consultate la sezione al link http://www.fatturafacile.com/news/ e iscrivetevi alla newsletter.
Dove visualizzo le notifiche provenienti dal Sistema di Interscambio?
Fattura Facile metta a vostra disposizione un servizio di invio notifiche automatico: nel caso in cui la vostra fattura venga scartata dal Sistema di Interscambio o dalla Pubblica Amministrazione destinataria, riceverete una mail dal nostro servizio di assistenza in cui verrà illustrata la motivazione dello scarto e suggerito come procedere affinché la fattura venga accettata. Potrete in ogni caso visualizzare in qualsiasi momento sul portale lo stato delle vostre fatture nella sezione “Consultare”.

In caso di allegati alla fattura come funziona con la fattura elettronica?
È possibile procedere alla trasmissione di allegati alla fattura elettronica. Il formato fattura PA prevede infatti una specifica sezione chiamata “allegati”. I limiti relativi al formato utilizzabile possono essere trovati nel documento “specifiche tecniche del formato fattura PA” pubblicato sul sito www.fatturaPA.gov.it. Sul portale online di Fattura Facile, nella schermata di compilazione della fattura, potrai caricare gli allegati che riterrai utili in pochi click, basterà cliccare “ Carica un allegato” e selezionare il file desiderato dal tuo pc.

Come funziona l’opzione PENSIAMO A TUTTO NOI?
Inviaci la fattura nel formato che preferisci attraverso un semplice upload del file su portale. A compilazione, firma, invio e conservazione pensiamo noi! Potrai consultare lo stato delle tue fatture elettroniche in ogni momento nella sezione “CONSULTARE”.

Qual è la differenza fra pacchetti riservati a professionisti/PMI e le soluzioni riservate a partner, commercialisti e associazioni?
I pacchetti riservati a prevedono un canone annuo, in cui è compresa la gestione di un certo numero di documenti, e consentono la registrazione di solo un’anagrafica.

Le soluzioni riservate a partner, commercialisti e associazioni non prevedono alcun costo fisso e consentono la registrazione di un numero illimitato di anagrafiche cedenti.

In entrambi i casi la conservazione a norma delle fatture elettroniche inviate è compresa nel prezzo per un periodo pari a dieci anni.

Come procedere se voglio caricare sul portale FatturaFacile il file XML prodotto dal mio software gestionale?
Se scegli di inviarci la fattura in formato XML già firmata contattaci all’indirizzo assistenza@fatturafacile.com oppure al numero verde 800 700 828 per concordare le modalità e le specifiche del file.

Quali sono le informazioni chiave da riportare nell'anagrafica che registro sul portale online per l’invio della fattura elettronica alla PA?
Nella sezione ARCHIVIO DOWNLOAD abbiamo pubblicato un documento scaricabile in cui sono riportate quelle informazioni che, oltre ai dati fiscali,  è necessario indicare in fase di compilazione anagrafica.
Quali sono le informazioni chiave da riportare sulla fattura inviata a FatturaFacile per la compilazione da parte dei nostri operatori?
Nella sezione ARCHIVIO DOWNLOAD abbiamo pubblicato un documento scaricabile in cui sono riportate quelle informazioni indispensabili al fine di garantire una corretta compilazione della fattura da parte dei nostri operatori.
Se decido di lasciare il servizio di fatturazione elettronica alla PA da voi offerto, cosa succede alle fatture che mi state conservando?
Le fatture portate in Conservazione durante il periodo regolato dal Contratto di Servizio verranno conservate a Norma per un periodo pari a 10 anni e saranno disponibili per la consultazione da parte del cliente.

Se le fatture elettroniche vanno conservate a norma per 10 anni, ogni anno devo pagare un canone?
No, il canone che paghi per l’anno in corso include la Conservazione a Norma delle fatture per 10 anni.

Non son ancora vostro cliente ma vorrei contattarvi per dei chiarimenti, come posso fare?
Puoi richiedere tutte le informazioni di cui hai bisogno all’indirizzo mail:  info@fatturafacile.com.

Se invece hai esigenze particolari, o elevati volumi di fatturazione, e desideri richiedere un’offerta personalizzata per il servizio di fatturazione elettronica alla PA puoi contattarci al numero verde 800 700 828 oppure scrivere a commerciale@fatturafacile.com. Verrai ricontattato dal nostro servizio commerciale per definire una soluzione su misura per le tue esigenze.

 

QUELLO CHE DEVI SAPERE

 
Se emetto la fattura elettronica, devo comunque emettere la fattura cartacea?

NO, a partire dall’attivazione della fatturazione elettronica (31.03.2015), l’unico documento fiscalmente rilevante, sia per l’emittente che per il destinatario, è l’XML firmato e inviato tramite SdI.

La fattura elettronica deve seguire una numerazione diversa da quella cartacea?
SI, qualora si voglia sottoporre a conservazione digitale solo le fatture PA.

NO, qualora si voglia estendere il processo anche alle altre fatture emesse.

Posso emettere una fattura elettronica relativa ad una fattura passata?

NO. Il momento di emissione di una fattura cartacea o elettronica è regolamentato dal DPR 633/1972 art. 6: “la fattura va emessa al momento di effettuazione dell’operazione”.

Non è quindi possibile emettere oggi fatture in formato “elettronico” per recuperare l’eventuale emissione in forma cartacea avvenuta precedentemente.

Nelle mie fatture devo inserire lo Split Payment, come devo fare per le Pubbliche Amministrazioni che lo richiedono?
FatturaFacile mette a disposizione il campo “esigibilitaIVA” che dovrà essere valorizzato “scissione dei pagamenti”.
Le mie fatture richiedono la Marca da Bollo, come devo fare nel caso di fatture PA?

Il pagamento dell’imposta di bollo di documenti informatici fisicamente rilevanti è disciplinato dall’art. 6 del DMEF 17.06.2014.

In sostanza, non potendo applicare la marca da bollo sulla fattura, si dovrà procedere al pagamento dell’imposta tramite modello F24 – codice tributo 2501 – entro 120 giorni dalla data di chiusura dell’esercizio fiscale.

Quindi, per chi chiude l’esercizio a dicembre, i bolli si pagheranno entro aprile dell’anno dopo.

Nell’XML PA dovrà essere indicato, per ogni fattura, l’importo del bollo; nel portale FatturaFacile il campo da compilare è sempre disponibile!

E’ sempre obbligatorio che le fatture elettroniche verso la PA riportino CUP e CIG nel caso di appalti pubblici?

NO. Il codice CIG e il codice CUP devono essere indicati esclusivamente nei casi previsti dalla normativa vigente:

  • il CIG – Codice Identificativo di Gara , è un codice associato a ciascun appalto o lotto per garantire la tracciabilità dei flussi finanziari. È un codice alfanumerico lungo 10 caratteri
  • il CUP, Codice Univoco di Progetto, è il Codice che identifica e accompagna un progetto d’investimento pubblico in tutte le sue fasi. È un codice alfanumerico lungo 15 caratteri

Sono naturalmente escluse da questo obbligo le fatture che già per normativa non richiedono tali codici, come per esempio quelle legate a contratti di lavoro conclusi dalle stazioni appaltanti con i propri dipendenti, a contratti aventi a oggetto l’acquisto o la locazione di terreni, fabbricati esistenti o altri beni immobili o riguardanti diritti su tali beni nonché a contratti relativi ai servizi di arbitrato e conciliazione.

Il Tracciato dell’XML PA prevede che, in presenza di CIG o CUP, sia sempre indicato almeno un numero di ordine o di contratto o di convenzione.

In quali casi di errore posso rimandare la stessa fattura dopo averla corretta, e in quali, al contrario, devo fare una nota di credito e poi emettere una nuova fattura?

È possibile correggere e rimandare lo stesso documento esclusivamente in presenza di una Notifica di Scarto inviata da Sogei, quindi prima che la fattura sia stata trasmessa alla PA, a condizione però che lo scarto non dipenda da errori che abbiano una valenza contabile.

Al contrario, in presenza di una Ricevuta di Consegna, che attesta quindi la trasmissione alla PA, la fattura deve considerarsi emessa a tutti gli effetti e non è quindi più possibile correggerla. Dovrà invece essere emessa nota di credito e una nuova fattura

Se la fattura è già stata trasmessa, quando la PA destinataria della fattura abbia rigettato la fattura entro 15 giorni dalla consegna della stessa. In questi casi la fattura viene comunque mandata in conservazione e può essere riemessa dopo aver corretto l’errore, mantenendo stesso numero, data ecc. nella tabella sopra, al punto D1 sono evidenziati tali casi.

Nel caso in cui la PA di destinazione registra contabilmente la fattura e decide di rigettare la fattura dopo questa occorrenza, o passati 15 giorni dal ricevimento della stessa, il cedente/prestatore deve emettere nota di credito con riferimento a quella fattura ed emettere una nuova fattura corretta con un numero diverso dalla fattura originale.

Come posso effettuare ricerche sull'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) per trovare il CUU, che devo obbligatoriamente inserire nelle mie fattura alla PA?

FatturaFacile consente la ricerca del CUU durante le operazioni di caricamento della fattura. In alternativa si può accedere al portale http://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php

E’ stato appositamente creato un portale web accessibile a tutti, costantemente aggiornato, dove si possono effettuare ricerche generiche e ricerche avanzate. La ricerca generica è una ricerca testuale, mentre la ricerca avanzata prevede diverse modalità per la ricerca delle informazioni all’interno dell’Indice:

  • La ricerca alfabetica, selezionando la lettera dell’alfabeto con cui inizia il nome dell’Ente cercato e, quindi, individuandolo nell’elenco risultante.
  • La ricerca per categoria, selezionando la tipologia dell’Ente cercato e, quindi, individuandolo nell’elenco risultante. La ricerca consente anche di inserire una parola chiave per individuare più facilmente l’Ente.
  • La ricerca per area geografica, attraverso la quale è possibile anche impostare ulteriori criteri di ricerca avanzati che consentono una maggiore precisione della ricerca.
  • La ricerca per servizio consente, inserendo una chiave di ricerca per il servizio desiderato, di individuare gli enti pubblici o gli uffici che offrono quel servizio.
  • La ricerca per codice fiscale consente di trovare un Ente attraverso l’inserimento del codice fiscale.
  • La ricerca per servizio attraverso la quale è possibile ricercare un servizio anche attraverso la localizzazione geografica.
  • La ricerca per Codice Ufficio attraverso il suo codice ufficio.
  • La ricerca per PEC CEC-PAC attraverso l’inserimento di un indirizzo PEC o CEC-PAC.
  • La ricerca avanzata si trova sul menu presente in tutte le pagine del portale IPA (primo menu da sinistra).

Non sono in possesso della Partita Iva, posso emettere una fattura elettronica?
No, l’emissione di fattura elettronica riguarda solo i possessori di Partita IVA.
Devo necessariamente avere un sistema per firma digitale?

No. FatturaFacile, dietro autorizzazione e delega, può firmare le fatture ed emetterle al tuo posto (Emissione in nome e per conto – DPR 633/1972 art. 21).

Devo essere in possesso della Carta Nazionale dei Servizi?
No, non è necessaria.
Posso emettere la fattura elettronica con il tablet?
Con FatturaFacile possono essere emesse fatture elettroniche dal computer, dal tablet e anche dallo smartphone (magari su quest’ultimo risulta un po’ scomodo per via delle dimensioni del video).
Un fornitore straniero può emettere fattura PA?
Il fornitore estero, privo di Partita IVA italiana NON è obbligato ad emettere e trasmettere fattura elettronica tramite il portale di Sogei. Può continuare a produrre e trasmettere la fattura in formato cartaceo.
Come faccio a sapere se la mia fattura PA è stata inoltrata correttamente?
Il Sistema di Interscambio trasmette e riceve diverse notifiche, a seconda dello stato assunto dalla fattura. Nella sezione Download trovi l’elenco e il significato dei diversi messaggi.

Tutte le notifiche e i messaggi veicolati da SdI sono in formato XML. FatturaFacile li rende leggibili e facilmente consultabili, associandoli alla fattura a cui si riferiscono.

Tutte le pubbliche amministrazioni ricadono nell’ obbligo di ricezione di fatture elettroniche?
A partire dal 31.03.2015 sì.
Quando vengono inviate alla pubblica amministrazione le fatture emesse?
Le fatture elettroniche, una volta inserite nel sistema FatturaFacile, vengono inviate immediatamente al Sistema di Interscambio, che provvede a smistarle alle varie PA.
Chi firma la fattura PA?

La fattura PA deve essere firmata dall’ emittente.

Secondo quanto previsto dal DPR IVA 633/72 art. 21 comma 1, la fattura può essere emessa anche da un terzo soggetto:

Per ciascuna operazione imponibile il soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio emette fattura, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, o, fermo restando la sua responsabilità, assicura che la stessa sia emessa, per suo conto, dal cessionario o dal committente ovvero da un terzo.

Questa eventualità viene indicata in fattura con la dicitura “Emissioni in nome e per conto” .

Perché avere un sezionale dedicato?

La normativa vigente prevede la possibilità di applicare la conservazione a norma anche ad una sola tipologia di fatture, a patto che sia chiaramente identificabile tramite una numerazione dedicata.

Dovendo conservare digitalmente le fatture PA e NON volendo sottoporre allo stesso processo anche le altre fatture attive, è quindi necessarie assegnare alle prime un sezionale dedicato.

Le prestazioni erogate dagli enti non profit o altri soggetti non titolari di partita IVA che emettono fattura verso la Pubblica sono soggette all'obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione?
L’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA costituisce solo una diversa modalità di emissione della fattura, ma non incide sui presupposti per l’emissione della stessa, di cui agli articoli 1 e 6 del decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del 1972. In altri termini, i soggetti che prima della scadenza del nuovo obbligo, non erano tenuti ad emettere fattura verso la PA perché non obbligati dalla normativa vigente, anche successivamente a tale data non sono obbligati ad emettere fattura elettronica. Questi soggetti, pertanto, potranno continuare a certificare le somme percepite in base a convenzioni con la PA, emettendo note di debito in forma cartacea, senza l’obbligo di ricorrere alla fatturazione elettronica.
I Fornitori di servizi in regime di esenzione di Iva (rette di ricovero di minori in comunità) sono soggetti alla fatturazione elettronica?
 L’obbligo di fatturazione elettronica ricorre per le forniture effettuate nei confronti della PA a prescindere dal regime IVA ad esse applicabile (esenzione, non imponibilità etc). Se si tratta di soggetti esonerati dall’obbligo di emissione della fattura (es contribuenti dispensati dagli obblighi di fatturazione ex art. 36-bis del dPR 633/1972), si ritiene che lo stesso esonero debba valere ai fini della fatturazione elettronica alla PA (posizione Assonime, confermata in via ancora non ufficiale dall’ADE).

Come deve comportarsi un contribuente che ha cessato la sua attività? E’ obbligato a conservare le fatture elettroniche per 10 anni e quindi anche nel periodo successivo alla chiusura della partita IVA?
Le fatture elettroniche, al pari delle fatture cartacee e degli altri documenti inerenti l’attività d’impresa, devono essere conservate, ai fini civilistici, per un minimo di 10 anni ai sensi dell’art. 2220 del Codice Civile. Tale obbligo permane e deve essere osservato anche dopo la chiusura della partita IVA.

Come si deve applicare lo split payment sulle note di credito? E’ necessario pagare l'imponibile della fattura dedotto l'imponibile della nota di credito oppure pagare l'imponibile della fattura dedotto il totale della nota di credito (quindi imponibile + iva)?
E’ necessario pagare l’imponibile della fattura dedotto l’imponibile della nota credito.

I soggetti aderenti al regime dei minimi (cfr articolo 1, c. 96 ss della legge 244/2008) o al regime forfettario (cfr articolo 1, c. 54 e ss. della legge 190/2014), come noto, sono esonerati dai principali adempimenti IVA quali, ad esempio, l’obbligo di registrazione e di tenuta delle scritture contabili?
L’obbligo di conservazione elettronica delle fatture vige anche per i soggetti aderenti al regime dei minimi o ad altri regimi di vantaggio. Al momento non è prevista alcuna possibilità di esonero.

E’ obbligatoria la tenuta di un registro sezionale Iva per la registrazione delle fatture elettroniche, separata rispetto a quella delle fatture cartacee?
Non è obbligatorio –non essendoci alcuna norma che lo preveda –dotarsi di sezionali differenti; è obbligatorio numerare progressivamente le fatture, anche se vengono emesse consecutivamente in formato cartaceo ed elettronico.

Nella conservazione dei documenti informatici è necessario garantire una corretta tenuta della contabilità, ai sensi dell’art. 3, comma 1, lett. a) del DM 17 giugno 2014. Ove non si sia in grado di assegnare un numero progressivo alle fatture emesse, poiché le stesse si susseguono in forma cartacea ed elettronica, è consigliabile adottare un registro sezionale IVA dedicato alle sole fatture in oggetto, in quanto permette di gestire in modo distinto ed autonomo le fatture elettroniche. Tale accortezza consente di conservare le sole fatture elettroniche con modalità digitale e mantenere nella modalità tradizionale cartacea sia le altre fatture che i registri IVA, ivi incluso il registro IVA a cui le fatture elettroniche appartengono.

La CM 36/2006 che indicava la necessità di tenuta di registri sezionali Iva in caso di emissione

di fatture elettroniche e di fatture cartacee non deve più ritenersi vincolante. La CM 36/2006 è nata a commento del DM 23/1/2004, che è stato abrogato dal DM 17/6/2014.

E’ obbligatorio adottare un registro IVA separato tra fatture analogiche e fatture elettroniche?
Non è obbligatorio adottare un registro IVA separato tra fatture analogiche e fatture elettroniche, ma è obbligatorio mantenere una progressività nella numerazione dei documenti senza soluzione di continuità ( senza “buchi”). Pertanto le possibilità a vostra disposizione sono:

–          Separare le fatture cartacee/elettroniche, assegnando loro una diversa numerazione ( 1-2; 1/E-2/E );

–          In caso non si adotti una diversa numerazione per i due tipi di fatture, conservare digitalmente anche le fatture cartacee.

Quali informazioni devo riportare necessariamente nella fattura che vi invio per il caricamento da parte delle risorse Fattura Facile?
Nella sezione NEWS_ARCHIVIO DOWNLOAD http://www.fatturafacile.com/archivio-download/  è disponibile un documento in cui sono specificate tutte le informazioni affichè la fattura trasmessa risulti completa in tutte le sue parti.

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Quali sono i vantaggi che posso trarre dalla Fatturazione Elettronica?
I vantaggi derivanti dalla fatturazione elettronica sono molteplici:

  • Riduce il tempo destinato all’archiviazione ed alle successive ricerche dei documenti,
  • Elimina i ritardi ed i disguidi determinati dalla spedizione delle fatture a mezzo posta o corriere;
  • Elimina il tempo per richiedere informazioni sul contenuto delle fatture e/o copie delle stesse;
  • Riduce i costi per l’archiviazione e la successiva distruzione dei documenti contabili e fiscali, qualora implementato il processo di conservazione sostitutiva del ciclo passivo;
  • Riduce e velocizza il processo di disputa;
  • Un’ impresa che automatizza il proprio processo di fatturazione può ottenere un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza e verrà preferita da partner commerciali che già lavorano in gran parte per via elettronica;
  • Il personale addetto a mansioni a basso valore aggiunto come l’inserimento manuale delle informazioni presenti nelle fatture, potrà focalizzarsi in misura maggiore sull’assistenza clienti, sull’ottimizzazione dei processi, aumentando la produttività e migliorando così la comunicazione interna ed esterna;
  • Viene ridotto il rischio operativo grazie alla riconciliazione automatica dei dati e ai processi di autorizzazione che includono i controlli su i dati della fattura;
  • La Fattura Elettronica è amica dell’ambiente: meno carta prodotta, meno CO2 consumata.

Quale è la metodologia operativa del reverse charge?
1)Il fornitore emette fattura priva di Iva, contenente l’indicazione: “Operazione senza addebito IVA ai sensi dell’art. 17, comma 6, D.P.R. 26 ottobre 1972,; 2) La PA integra la fattura con l’esposizione dell’Iva ex art. 17, comma 6 del D.P.R. n. 633/1972; 3) La PA registra la fattura nel Registro fatture Ricevute; 4) La PA registra la fattura nel registro Fatture Emesse. La mancata fatturazione secondo le norme proprie del reverse è punita, ai sensi dell’art. 6, comma 9-bis del D. Lgs. n. 471/1997, con l’applicazione, per entrambe le parti, di una sanzione pari al 3% dell’Iva, da un minimo di 258,00 euro, per la quale si rende in ogni caso applicabile l’istituto del ravvedimento operoso.
Quando è obbligatorio iscriversi al REA?
Il Ministero dello Sviluppo economico ha precisato che “…ove non ricorrano i presupposti che determinano l’obbligo di iscrizione al Registro delle imprese (svolgimento in via esclusiva o principale di attività di impresa), ma risulti, comunque, lo svolgimento di un’attività economica che si sostanzi nella produzione e nello scambio di beni o servizi, deve intendersi sussistere un obbligo di iscrizione dell’associazione al Repertorio delle notizie economiche ed amministrative”.
Siamo un’associazione, dobbiamo iscriverci al REA?
Se un’associazione (es. sportiva, parrocchiale, culturale, di promozione sociale…) svolge, in modo sussidiario e non prevalente, attività a carattere commerciale verso terzi (es. gestione di un punto di ristoro, stand a fiere o altre manifestazioni…) e quindi possiede un numero di partita IVA, allora deve iscriversi al REA.
A volte può essere di interesse dell’associazione iscriversi al REA, al fine di poter stipulare una convenzione o altra forma di accordo/intesa con  amministrazioni pubbliche. Queste, infatti, possono richiedere come requisito indispensabile per l’avvio delle convenzioni l’iscrizione al REA.
Se, invece, l’associazione svolge esclusivamente l’attività istituzionale verso i soci (ad esempio si limita a riunioni e incontri culturali), l’obbligo dell’iscrizione al REA non sussiste.
Più in generale, per iscrivere al REA un’associazione che svolge delle attività economiche è necessario che tali attività economiche siano rivolte ALL’ESTERNO (che non siano iniziative solo per gli associati).
Quale procedura bisogna seguire per iscriversi al REA?
L’iscrizione al REA va effettuata da un amministratore, da un procuratore o da un legale rappresentante dell’Associazione stessa mediante la compilazione, in ogni sua parte, del Modello R che va firmato digitalmente e inviato in modalità telematica al Registro Imprese della Camera di Commercio competente per territorio.
ATTENZIONE! Le denunce da effettuare al REA devono essere presentante entro trenta giorni dalla manifestazione dell’evento denunciato (valgono le stesse modalità previste per le denunce al Registro Imprese).
La mancata o ritardata iscrizione al REA è sanzionabile da parte del Registro Imprese (vedi la Guida alle sanzioni-dati REA).
Il Codice Fiscale e la Partita Iva di un Cliente della PA sono sempre uguali? E se non dispongo della Partita IVA?
Nelle regole tecniche della Fattura PA i dati obbligatori per identificare un cliente destinatario della PA sono : Denominazione, Indirizzo completo, Codice Univoco Ufficio e Codice Fiscale. La Partita IVA NON è un campo obbligatorio. In particolare nella PA i due codici spesso NON coincidono e se si forza la P.IVA ad essere uguale al Codice Fiscale senza aver controllato si incorre in un errore che porta al rigetto della Fattura da parte del Sistema di Interscambio. L’associazione è quindi sempre Codice Univoco Ufficio (IPA) e Codice Fiscale. Se non si è certi della P. IVA è meglio ometterla.
Perché non è sufficiente conservare le proprie fatture sul proprio pc o sulla rete aziendale?

La Conservazione Digitale a norma della Fatture Elettroniche è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
Non è sufficiente firmare una Fattura PA per conservarla; è infatti necessario anche applicare una marca temporale per rispettare le regole espressamente indicate dal legislatore.

La Marca Temporale è un servizio che permette di datare in modo certo e legalmente valido un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi. (cfr. Art. 20, comma 3 Codice dell’Amministrazione Digitale Dlgs 82/2005).

Alla Fattura Elettronica possono essere allegati anche file ulteriori rispetto alla Fattura Elettronica vera e propria (pdf, jpg, etc. )?
Ogni eventuale file allegato alla fattura viene codificato all’interno dell’Xml e trasmesso alla PA, che lo riceverà come allegato nella modalità prevista.

Quali informazioni servono per compilare una Fattura Elettronica?
La fattura elettronica prevede l’inserimento delle stesse informazioni che erano necessarie per quella cartacea; in aggiunta a queste, è necessario indicare il codice univoco ufficio ( CUU ) della PA destinataria di fattura. Il codice è comunicato al fornitore dalla Pubblica Amministrazione di riferimento e può essere reperito consultando l’Indice delle PA.

Posso conservare le scritture contabili e tutta la mia documentazione rilevante ai fini tributari fuori dall’Italia?
No. E’ possibile conservare in un altro stato solo le fatture elettroniche, e non le scritture contabili. L’art. 39 terzo comma del DPR 633/72 dispone che “Il luogo di archiviazione delle stesse può essere situato in un altro stato a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza”, riferendosi, appunto, alle sole fatture elettroniche.

Come fare per la Conservazione digitale delle fatture elettroniche inviate al GSE?
Indicom e Document Care mette a disposizione un servizio semplice ed efficace di sola Conservazione a Norma per le fatture elettroniche inviate al GSE, grazie alla sua consolidata esperienza in tema di digitalizzazione e Conservazione dei documenti fiscali. Contattaci utilizzando il form nella sezione CONTATTI ( mettere la parola linkata ) per ricevere il listino prezzi dedicato e scoprire le caratteristiche del servizio oppure chiama al numero verde 800 700 828.
 

COME FUNZIONA IL PROCESSO DELLA PA

 
Come si invia una fattura alla PA?

Ogni operatore economico che deve emettere fatture verso la Pubblica Amministrazione deve predisporre i documenti nel formato previsto dalla normativa, firmarli digitalmente, registrarsi presso il Sistema di Interscambio, inoltrare i file e successivamente conservarli in un archivio digitale per 10 anni.

In alternativa si può rivolgere ad un intermediario mediante delega. Tale intermediario può svolgere tutte o parte delle funzioni previste.

FatturaFacile è uno degli intermediari abilitati.

Quanto tempo impiega il Sistema di Interscambio a prendere in carico una fattura da FatturaFacile e mandarla poi alla PA?
24/48 ore
In quanto tempo viene rilasciata la ricevuta di trasmissione?
24/48 ore
In quanto tempo ricevo la risposta da parte della PA

La PA ha a disposizione 15 giorni dalla ricevuta di consegna per trasmettere una notifica di esito.

L’esito può essere positivo, fattura accettata, o negativo, fattura rifiutata.

Non esiste però l’obbligo di risposta: trascorsi i 15 giorni, se la PA non ha fornito un esito al Sistema di Interscmabio quest’ultimo invia al fornitore una notifica di decorrenza termini.

Cosa succede se l’Ente rilascia una ricevuta di rifiuto?

Di norma l’XML della notifica di esito negativo contiene anche la spiegazione del rifiuto.

In quel caso, trattandosi di fattura emessa, è necessario provvedere allo storno e all’emissione di un nuovo documento apportando le modifiche indicate nel messaggio.

In alcuni casi la notifica può però essere vuota (non vige l’obbligo di dare spiegazioni). In questo caso bisogna necessariamente mettersi in contatto con la PA destinataria della fattura.

Cosa accade quando la PA Cliente non ha comunicato/indicato ai propri fornitori il proprio codice IPA di destinazione?

Ci sono diverse casistiche:

  • La legge affida alla PA Cliente il compito di comunicare al fornitore (cedente/prestatore) il proprio CUU dell’ufficio di destinazione. Può accadere che la PA non provveda ad inviare tale comunicazione, ed in questo caso il fornitore può cercare il codice tramite il portale iPA
  • La PA Cliente non ha comunicato/definito alcun codice IPA ma rientra nell’elenco delle PA obbligate a ricevere fattura elettronica>> il fornitore inserisce 999999 nel campo codice IPA.
  • La PA Cliente non ha associato codici IPA univoci a tutti gli uffici corrispondenti alle destinazioni delle fatture ma è stato definito un solo “Ufficio centrale” che ricopre il ruolo di “Uff-eFatturaPA”. In questo caso il codice IPA da indicare in fattura è quello di questo ultimo ufficio.
  • Quando il Sistema di Interscambio riceve una fattura PA valida, viene tentato il recapito all’indirizzo IPA indicato.

 In caso di problemi di recapito, Il Sistema di Interscambio emette entro 10 giorni una “Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito” quando si verificano i seguenti eventi:

  • E’ presente il codice destinatario valorizzato a “999999” ed è verificata l’impossibilità di identificare univocamente un ufficio di fatturazione elettronica con il codice o identificativo fiscale della PA Cliente presente nella fattura inviata;
  • Alla mancata disponibilità tecnica di comunicazione con il destinatario.
  • In questi casi per il fornitore la fattura è da intendersi regolarmente emessa: essendo però impossibile recapitarla attraverso il Sistema di Interscambio, è necessario che il fornitore la invii per altri canali, es. PEC, direttamente all’ufficio della PA Cliente. In nessun caso può inviare la stessa fattura al Sistema di Interscambio perché si tratterebbe di fattura duplicata, e quindi rigettata. Essendo inoltre queste notifiche “definitive”, la fattura insieme alle sue notifiche può essere inviata in conservazione.

La Pubblica Amministrazione è sempre obbligata a rispondere circa l’esito della fattura entro 15 giorni dalla ricezione della stessa da parte dell’SdI oppure risponde in caso di rifiuto?
 La PA destinataria può comunicare a SdI l’esito (accettazione/rifiuto della fattura) entro il termine di  15 giorni dalla prima comunicazione inviata al soggetto trasmittente (fornitore o terzo trasmittente) ovvero dalla data riportata nella ricevuta di consegna o dalla data di trasmissione della notifica di mancata consegna. Decorsi 15 gg senza che la PA ricevente abbia inviato ad SdI la predetta notifica, l’ SdI invierà sia all’ emittente che al ricevente una notifica di decorrenza termini, che sta ad indicare per entrambi i soggetti, semplicemente il fatto che SdI considera chiuso il processo relativo a quella specifica fattura. Ciò non esclude tuttavia la possibilità per la PA ricevente di contestare nel merito la fattura e richiedere una nota credito all’emittente.

Come ci si deve comportare di fronte ad una “notifica di decorrenza termini”? La fattura può considerarsi emessa?
Lo stato “Decorrenza termini per notifica dell’esito dopo 15 giorni” significa che la fattura ha superato i controlli formali del Sistema di Interscambio ed è stata correttamente consegnata all’ufficio destinatario della Pubblica Amministrazione, il quale non ha restituito nessun esito relativo al documento. Per conoscere l’esito della fattura trasmessa ti consigliamo di contattare la Pubblica Amministrazione di riferimento.

Tutte le pubbliche amministrazioni sono tenute obbligatoriamente alla ricezione di fatture elettroniche?
Si! Ad essere coinvolte sono le Amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato come da articolo 1, comma 3 della legge 31 dicembre 2009, n.196 (Legge di contabilità e di finanza pubblica).

È prevista una notifica di pagamento attraverso il Sistema di Interscambio?
No, non sono previste notifiche di pagamento attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Il SdI gestisce esclusivamente notifiche legate all’invio e alla consegna delle fatture e delle note di credito/debito. Ogni altro documento, attualmente non viene gestito.

In caso di errore posso rimandare la stessa fattura, o devo emettere una nota di credito?

Puoi modificare la stessa fattura, dopo averne corretto eventuali errori, nei seguenti casi:
1) Se il Sistema di Interscambio ha impedito alla fattura elettronica di arrivare a destinazione.
2) Se la PA destinataria della fattura elettronica ha rigettato la fattura entro 15 giorni dalla consegna della stessa.
In questi casi la fattura elettronica viene comunque conservata e può essere riemessa dopo aver corretto l’errore, mantenendo lo stesso numero, la stessa data ecc…
3) Solo nel caso in cui la PA destinataria registra contabilmente la fattura elettronica, e decide di rigettarla una volta passati 15 giorni dal ricevimento della stessa, il cedente deve emettere nota di credito con riferimento a quella fattura ed emettere una nuova fattura corretta con un numero diverso dalla fattura originale.

Quale è la normativa di riferimento che obbliga il fornitore all'utilizzo del sistema di interscambio ?
La Finanziaria 2008 (Legge 24 dicembre 2007 n.244) disciplina l’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della PA all’art 1, commi 209 e ss. L’obbligo di trasmissione attraverso SDI è previsto al comma 211 laddove si stabilisce che “la trasmissione delle fatture elettroniche avviene attraverso il Sistema di interscambio istituito dal Ministero dell’economia e delle finanze e da questo gestito anche avvalendosi delle proprie strutture societarie”
Il sistema verifica la firma digitale? Se è revocata o scaduta?
Il sistema di interscambio effettua diversi controlli preliminari sul file fattura pa tra cui la verifica dell’autenticità del certificato di firma, in particolare la verifica viene effettuata al fine di garantire la validità del certificato di firma utilizzato per apporre la firma elettronica qualificata al documento; sulla base delle informazioni messe a disposizione dalle “Certification Authorities”, il SdI verifica la validità del certificato di firma, che non deve risultare scaduto, revocato o sospeso; in caso di certificato di firma non valido, il documento viene rifiutato.

Perché è stata introdotta la Fatturazione Elettronica?
La Fatturazione Elettronica fa parte dei provvedimenti previsti dall’Agenda Digitale Europea (e da quella italiana), ed è finalizzata a promuovere l’innovazione tecnologica come leva per la crescita e lo sviluppo dei singoli stati.
Quali sono i benefici per il fornitore che deve passare alla fatturazione elettronica?
La Fatturazione Elettronica permette ai fornitori di avere certezza circa la ricezione delle fatture da parte delle PA, permettendo di calcolare i tempi di pagamento a partire da una data certa.  Inoltre la gestione elettronica di una fattura consente di abbattere i consumi di carta, inchiostri, stampa, spedizione e archiviazione.
La Conservazione delle fatture elettroniche deve essere effettuata?
Sì, secondo il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 17/06/2014 e la Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 18E del 24/06/2014 le fatture elettroniche devono essere conservate sia dai soggetti attivi che passivi in modo tale che:

  1. siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche (DPCM 3 dicembre 2013 in materia di sistemi di conservazione) e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
  2. siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove  tali informazioni siano obbligatoriamente previste.

I fornitori della PA sono tenuti a conservare anche le ricevute provenienti dal sistema di interscambio (SDI).

Entro quanto tempo devono essere conservate le fatture elettroniche?
Le fatture elettroniche devono essere conservate con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione entro tre mesi dalla scadenza del termine per la presentazione delle dichiarazioni annuali (ex art. 7, co. 4-ter D.L. n. 357/1994 e s.m.i.).
Per contestare nel merito e non formalmente una fattura ci sono solo 15 gg. di tempo?
Come chiarito nelle specifiche tecniche del Sistema di Interscambio, SDI permette alla PA di inoltrare al destinatario una notifica di accettazione/rifiuto della fattura elettronica entro il termine di 15 giorni dalla data riportata nella ricevuta di consegna o dalla data di trasmissione della notifica di mancata consegna. Decorsi 15 gg senza che la PA ricevente abbia inviato ad SDI la notifica, il SDI invierà sia all’ emittente che al ricevente una notifica di decorrenza termini, che sta ad indicare per entrambi i soggetti semplicemente il fatto che SdI considera chiuso il processo relativo a quella specifica fattura. Ciò non esclude tuttavia la possibilità per la PA ricevente di contestare nel merito la fattura e richiedere una nota credito all’emittente senza che a questo sia pervenuto il preventivo messaggio di notifica esito (e quindi anche successivamente al termine di 15 gg).

L'ente locale può ancora pagare un professionista solo sulla base della parcella e ricevere successivamente la fattura definitiva ed elettronica?
Ai sensi dell’art 6, comma 6 del DM 55/2013, “A decorrere dalle date di cui ai commi da 1 a 4 (ndr le date di entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica previste per le diverse tipologie di PA), le amministrazioni in essi indicate non possono accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica per il tramite del Sistema di interscambio e, trascorsi tre mesi da tali date, le stesse non possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio delle fatture in formato elettronico”. Ne deriva il divieto per la PA ricevente di procedere al pagamento di fatture che, dopo l’entrata in vigore dell’obbligo (i.e. 31 marzo), non siano state emesse e trasmesse in forma elettronica.

In caso di scarto da parte di SDI è possibile utilizzare lo stesso numero progressivo della fattura elettronica scartata?
In caso di scarto dal SDI la fattura elettronica si considera non emessa, perciò è possibile utilizzare lo stesso numero progressivo per la successiva fattura emessa.

Devo comunicare l’adozione della Conservazione Digitale a Norma delle mie fatture elettroniche alla PA?
Il DM del 17 giugno 2014 (pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno) prevede che la comunicazione all’ amministrazione fiscale avvenga tramite la dichiarazione dei redditi relativa al periodo d’ imposta di riferimento.

In che formato sono le notifiche inviate dal Sistema di Interscambio ai fornitori della Pubblica Amministrazione?
Tutte le notifiche inviate dal Sistema di Interscambio sono in formato XML e hanno apposta una Firma Elettronica. Tutte le comunicazioni tra il SdI e il fornitore avvengono attraverso lo stesso canale scelto dal fornitore per inviare la sua fattura.

Come ci si deve regolare rispetto a informazioni che non rientrano tra i campi obbligatori del tracciato Fattura PA, ma che sono obbligatori per altre norme o disposizioni?
La Fattura Elettronica verso la PA non modifica né le regole fiscali né quelle amministrative in essere. I campi facoltativi del Tracciato FatturaPA  possono essere richiesti come condizione per poter procedere al pagamento della fattura da parte della PA all’interno dei contratti stipulati con i suoi fornitori. Il Sistema di Interscambio Sdi non respingerà una fattura che non presenta informazioni all’interno dei campi facoltativi, tuttavia la PA ha facoltà di respingere una fattura che non riporta tutte le informazioni previste dal contratto. Se la PA effettua il controllo entro 15 giorni dalla data di ricezione della fattura, allora il rifiuto può essere veicolato come notifica attraverso il SdI.

Come funziona il processo di fatturazione elettronica al GSE?
Dal 20 luglio è scattato l’obbligo di emissione della fattura elettronica per la cessione di energia elettrica al GSE SpA (gestore dei servizi elettrici).

L’obbligo, inizialmente limitato al regime delle Fer elettriche, dal 21 Settembre è stato esteso anche alle altre “Fatture Energy” relative a Certificati Verdi e Tariffa Onnicomprensiva, Ritiro dedicato, Tariffa Fissa Onnicomprensiva, Scambio sul Posto e Certificato Bianchi in seguito all’adeguamento dei sistemi informatici del GSE.

Il Gse emetterà, per conto degli operatori, le fatture in formato Xml, preoccupandosi poi di firmarle digitalmente e di trasmetterle al sistema di interscambio (Sdi). Le fatture saranno successivamente disponibili, insieme alle ricevute ad esse associate, nel fascicolo elettronico sul portale GSE.

Deve essere invece cura degli operatori provvedere alla registrazione e alla conservazione a norma delle fatture elettroniche.

Indicom e Document Care offre un servizio di conservazione digitale flessibile, sicuro e vantaggioso basato su procedure consolidate nel tempo.

Nello specifico Indicom eDocument Care si impegna a:

  • redigere il Manuale del Responsabile della Conservazione;
  • prendere in carico i documenti ricevuti in formato XML;
  • sottoporre tali documenti al processo di Conservazione Digitale;
  • notificare l’esito del processo di Conservazione Digitale al Cliente;
  • verificare periodicamente la leggibilità dei documenti portati in Conservazione;
  • garantire la conservazione a norma dei documenti per 10 anni.

 

CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

 
Cosa si intende per processo di Conservazione digitale a Norma?
La Conservazione digitale a Norma è quel processo che consente di assicurare nel tempo la piena validità legale a un documento informatico, conferendo a quest’ultimo un’efficacia giuridica equivalente a quella tradizionalmente riconosciuta al documento cartaceo.

Il concetto di Conservazione a Norma viene spesso preso in considerazione parlando di Fatture Elettroniche. Sebbene i concetti siano legati tra loro, essi sono in realtà entità ben distinte: la Conservazione digitale non riguarda infatti solo le fatture elettroniche, ma tutta la documentazione aziendale!

Quali sono le condizioni da rispettare, indipendentemente dalla natura del documento, sia esso informatico o analogico, affinché esso abbia piena validità legale?

  • Autenticità: l’identità dell’emittente deve essere certa. La garanzia dell’autenticità del documento è obbligatoria sia per il fornitore che per il cliente.
  • Integrità: il contenuto del documento deve essere immodificabile nel tempo, per quanto ne sia concessa la conversione in un altro formato, a patto che il contenuto resti inalterato.
  • Leggibilità: da garantire durante tutto il periodo di Conservazione. La garanzia di leggibilità si traduce nella possibilità di avere un documento accessibile senza un eccessivo sforzo di interpretazione

Quali sono le norme relative alla Conservazione digitale a Norma delle fatture dotate di requisiti AIL?

L’Art. 39 del D.P.R. 633/1972 norma che la fattura emessa con i requisiti di AIL e ricevuta in qualunque formato elettronico, per la quale vi sia accettazione da parte del destinatario, dovrà obbligatoriamente essere conservata in modalità elettronica. Per quanto riguarda il documento analogico invece, ossia quel documento reperibile in formato cartaceo, la conservazione digitale può essere adottata su base volontaria.

Il quadro normativo di riferimento permette da tempo di impiegare la tecnologia informatica per la gestione e la conservazione dei documenti.

Dove posso trovare e un elenco dei documenti che devono o possono essere conservati e le disposizioni legate ai processi di PA e privati?

È innanzitutto il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) a contenere le disposizioni legate ai processi amministrativi della Pubblica Amministrazione e in parte anche dei privati. È in questa sede infatti che viene data una definizione del termine “documento informatico”. Ed è ancora all’interno di questo Codice che vengono definiti tutti i documenti che per legge o regolamento devono essere Conservati e che possono essere conservati digitalmente con piena validità se e solo se la loro digitalizzazione viene effettuata con processi che ne garantiscono la conformità con gli originali e l’immodificabilità nel tempo.

La natura analogica o informatica del documento influenza la durata della Conservazione?

No: la natura analogica o informatica del documento non influenza la durata della Conservazione. Il Codice Civile, che in origine nasceva per disciplinare la documentazione cartacea, si estende ora al digitale prevedendo, tra le altre cose, il rispetto del principio generale di tenuta ordinata della contabilità, l’obbligo di numerazione progressiva in ogni pagina, l’obbligo di vidimazione e bollatura iniziale laddove previsto (come nel caso dei libri sociali).

Allo stato attuale delle cose il nostro Codice Civile consente quindi la piena equiparazione tra la tradizionale gestione cartacea della documentazione e quella digitale, rimandando alla normativa tecnica e fiscale le modalità operative di tenuta e gestione.

A quale normativa devo rivolgermi per sapere a quali documenti sono applicabili le disposizioni in materia di Conservazione digitale a Norma?

Le informazioni utili per conoscere a quali documenti aventi rilevanza fiscale sono applicabili le disposizioni in materia di Conservazione digitale a Norma sono contenute all’interno della Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 36/2006.

Per la restante documentazione, invece, la normativa di riferimento è contenuta all’interno del CAD.

Chi è il Responsabile della Conservazione?

È la figura che ha il compito di monitorare e mettere in pratica le politiche complessive del sistema di Conservazione in piena responsabilità ed autonomia.

Da chi può essere svolto il ruolo di Responsabile della Conservazione
Nell’ambito delle Pubbliche Amministrazioni tale ruolo è ricoperto da un dirigente o da un funzionario formalmente incaricato, oppure da figure con compiti affini. La sola delega del servizio di Conservazione, ma non il ruolo di Responsabile, può essere affidata anche a soggetti esterni purché gli stessi siano accreditati Agid.

Nel settore privato il Responsabile può essere una figura interna o esterna. Scegliendo una persona esterna inoltre, il ruolo è delegabile completamente e non necessariamente a soggetti accreditati Agid.

Cos’è il Manuale della Conservazione? Che cosa contiene?

Il Manuale della Conservazione è un documento informatico all’interno del quale è possibile trovare l’organizzazione del processo di Conservazione digitale a Norma, i soggetti che ne sono coinvolti e i ruoli da costoro ricoperti, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, delle architetture e delle infrastrutture in uso, le misure di sicurezza e tutte le altre informazioni utili alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di Conservazione.

Il Manuale della Conservazione è obbligatorio?

Sì lo è, e le nuove disposizioni non lasciano dubbi. A predisporlo è il Responsabile della Conservazione, che deve inoltre curarne l’aggiornamento periodico.

In questi termini vi è stato un cambiamento rispetto al passato, quando il Manuale della Conservazione era fortemente consigliato ma facoltativo.

Perché nominare un Responsabile della Conservazione esterno e perché scegliere Indicom?

Per i vantaggi evidenti in termini di risparmio, sicurezza e ottimizzazione di processi e risorse interne.

Il processo di Conservazione a Norma richiede infatti competenze tecniche e normative specifiche che impongono un costante allineamento con la Normativa e una formazione continua delle risorse coinvolte: le tecnologie e il know how richiesti sono in continua evoluzione.

Questo implicherebbe continui investimenti per adeguare strumenti, processi e modalità lavorative che andrebbero a sottrarre tempo e risorse indispensabili alle attività strategiche aziendali.

Affidarsi ad Indicom significa poter usufruire di tecnologie all’avanguardia e solide competenze, altamente specializzate e costantemente in linea sia con l’evoluzione dello scenario normativo sia con gli sviluppi nel campo dell’archiviazione e della digitalizzazione.

Questo equivale a poter contare su un servizio efficiente avendo sempre un costo fisso, e pertanto controllabile, nel rispetto della Normativa di riferimento.

Conservazione a Norma: quali sono le comunicazioni fiscali obbligatorie?

Con l’introduzione del D.M. 17 giugno 2014 è stato definitivamente abrogato l’obbligo di comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico, che invece era previsto fino a quella data. Se prima l’adempimento, che era volto a garantire all’Amministrazione la non modificabilità e la non sostituzione nel tempo della documentazione, andava effettuato entro 4 mesi dai termini di presentazione della dichiarazione dei redditi, , a partire dal 17 giugno 2014 si è deciso di abrogare questa norma, preferendo quindi la via della semplificazione.

D’altro canto il valore di questo obbligo era stato sorpassato già nel 2009, con il DPCM del 30.03.2009, che con l’articolo 49 prolungava la validità delle Marche Temporali fino a 20 anni, ben oltre i termini obbligatori di conservazione dei documenti fiscali.

Ciò che risulta ancora obbligatorio è invece la comunicazione all’Agenzia delle Entrate dell’applicazione di processi di Conservazione a Norma.

Come viene effettuata all’Agenzia delle Entrate la comunicazione dell’adozione di processi di Conservazione a Norma?

L’adozione di tali processi viene comunicata all’Agenzia delle Entrate attraverso la compilazione del rigo RS140 inserito appositamente nel Modello Unico per la dichiarazione dei redditi.

Bollo: come assolvere l’imposta di bollo sui documenti informatici?

Mentre in passato per pagare l’imposta di bollo erano necessarie sia una comunicazione preventiva che una comunicazione consuntiva da inviare tramite raccomandata A/R all’Agenzia delle Entrate entro il mese di gennaio di ogni anno, la normativa vigente prevede che l’assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici debba avvenire solo a consuntivo entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Inoltre, vi sono novità anche riguardo le modalità di pagamento che impongono l’utilizzo del modello F24 e l’indicazione dell’apposito codice tributo.

Quale deve essere il luogo di Conservazione a Norma dei documenti?

Il luogo di Conservazione a norma dei documenti deve essere necessariamente identificato nel luogo di giacenza fisica dei server dove è memorizzato anche l’archivio informatico.

È ancora obbligatorio comunicare il luogo di deposito dei documenti conservati?
Con la Risoluzione 81/E del 25.09.2015, l’Agenzia delle Entrate ha definitivamente chiarito le modalità di utilizzo dei moduli AA7/10 e AA9/11, rispettivamente quadri E ed F, nei casi in cui la Conservazione digitale a norma degli archivi fiscali venga affidata in outsourcing.

I due modelli vanno compilati, rispettivamente da Persona Giuridica o Persona Fisica, quando i depositari siano diversi dal Titolare o nel caso in cui si comunichi la sostituzione di un depositario o la variazione del luogo di Conservazione. Esiste inoltre una Sezione 2 dedicata esplicitamente ai luoghi di conservazione delle fatture all’estero.

La risposta dell’AdE si è concentrata sulle modalità e possibilità di accesso ai documenti:

Art. 5 DMEF 17.06.2015: (…) In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto (…)

Art. 39 comma 3 del DPR 633/1972: (…) il soggetto passivo assicura, per finalità di controllo, l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti i documenti e i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l’autenticità e l’integrità delle fatture di cui all’articolo 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico

Inoltre, il concetto di Conservazione delle scritture contabili è profondamente cambiato in questi anni e, in relazione ai documenti informatici, non coincide obbligatoriamente con quello di deposito. Inoltre il conservatore non riveste necessariamente la veste di “depositario”, ovvero di colui che gestisce la contabilità assumendo specifiche responsabilità anche ai fini fiscali.

Quindi, se il conservatore non coincide con il “depositario”, nell’accezione precedentemente espressa, e se in caso di verifica il contribuente è in grado di esibire la documentazione fiscale garantendo la possibilità di verificarne l’autenticità e l’integrità ai fini di dimostrare una corretta conservazione, il contribuente stesso non è tenuto a darne comunicazione tramite il modello AA9.

 
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