Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale, avvenuta il 13.09.2016, del DL 179/2016 del 26.08.2016, vengono approvate importanti modifiche al CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale, testo guida per tutti i processi di dematerializzazione e conservazione digitale.
Questa nuova versione raccoglie, tra le altre cose, anche le indicazioni provenienti dal nuovo regolamento sulle firme elettroniche e le identità digitali e la conservazione dei documenti informatici, ovvero il Regolamento Europeo n. 910 del 23.07.2014 eIDAS, entrato in vigore già dal 1° luglio 2016.
Oggi vogliamo approfondire una questione che riguarda l’obbligo di conservazione dei documenti da parte del soggetto passivo titolare del documento stesso.
Art. 43 – Riproduzione e conservazione dei documenti
1-bis: Se il documento informatico è conservato per legge da uno dei soggetti di cui all’articolo 2, comma2, cessa l’obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono in ogni momento richiedere accesso al documento stesso
Quindi, se un documento informatico, prodotto da una società privata, viene condiviso con una Pubblica Amministrazione, e quest’ultima è obbligata per legge a conservarlo, io privato non devo preoccuparmi di archiviare e conservare la mia copia.
Una notevole semplificazione, che produce risparmi di tempo e risorse economiche. Ma siamo sicuri che sia tutto così semplice?
Per prima cosa dobbiamo essere certi che sul documento oggetto di scambio penda l’obbligo di conservazione da parte della PA, sia nel caso lo riceva, sia nel caso lo produca.
Secondo aspetto, questa opportunità non vale per i documenti fiscalmente rilevanti, i quali devono continuare ad essere archiviati e conservati da entrambi i contribuenti, emittente e destinatario (Art. 2 comma 6 e Art. 21 comma 5).
Terza questione, che è stata più volte sottolineata come preoccupante anche da Anorc, l’Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione, riguarda gli aspetti civilistici di questa “opportunità”.
Se non conservo un documento perché doveva farlo la PA, cosa potrò esibire in mia difesa qualora dovessi presentarmi in giudizio e le mie richieste di accesso agli archivi pubblici fossero fallite? Se la PA non ha provveduto ad archiviare e conservare digitalmente a norma il mio documento, come potrò dimostrare le mie ragioni? E poi, chi affiderebbe la propria difesa proprio alla controparte?