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Ciclo dell’ordine: i vantaggi della dematerializzazione

ciclo dell'ordine

Il tracciato della fattura PA è stato un ottimo volano per spingere alla digitalizzazione nella Pubblica Amministrazione; lo stesso si potrebbe affermare per il tracciato XML nelle imprese. Perché non proseguire e dematerializzare tutto il ciclo dell’ordine in favore della velocità ed efficienza dei processi?

 

In che cosa consiste l’ordine? L’ordine consiste nella conferma della fornitura inviata da parte della PA all’impresa affidataria, e contiene i dati riguardanti la fornitura o servizio (oggetto, quantità, modalità e tempi) e i riferimenti amministrativi: estremi del contratto, dell’impegno di spesa, CIG.

Solitamente l’ordine viene inviato su carta o in digitale: anche in questo caso però non si presenta in forma strutturata bensì come semplice PDF. Lo stesso avviene al momento della successiva consegna della merce da parte dell’impresa, che invia il Documento di Trasporto (DDT) solitamente in formato cartaceo. Successivamente alla consegna o esecuzione della fornitura o servizio avviene l’invio della fattura in formato elettronico strutturato tramite SdI, con file XML secondo il tracciato FatturaPA. A questo punto, la PA deve effettuare verifiche (sia formali e sia sostanziali) sulla fattura e sulla regolare consegna o svolgimento del servizio.

Puntando l’attenzione solo sulla verifica formale, in questa fase occorre controllare che i dati inseriti nella fattura siano corretti e completi. Per procedere al pagamento, occorre anche verificare che l’impresa sia in regola con i pagamenti dei contributi INPS e INAIL, attraverso il DURC (Documento Unico di Regolarità Contributiva, valido per 120 giorni dall’emissione): fino a poco tempo fa, questa verifica implicava l’invio di una richiesta attraverso un portale online, a cui seguiva risposta differita (circa 15 – 30 giorni) inviata con PEC, quindi con un evidente rallentamento dei tempi di pagamento.

Fortunatamente  dal 1° luglio 2015 la verifica della regolarità contributiva è stata semplificata e deve essere effettuata attraverso il servizio “Durc On Line” disponibile sui siti di INPS e INAIL. Le stazioni appaltanti e le amministrazioni pubbliche possono accedere al nuovo servizio “Durc On Line” sia dal portale Inail che dal portale Inps con le stesse credenziali già rilasciate per l’applicativo www.sportellounicoprevidenziale.it. Attualmente,quindi, per la richiesta del DURC è sufficiente inserire il codice fiscale dell’azienda che si intende verificare, e il DURC viene rilasciato in tempo reale, attraverso il download del documento.

La digitalizzazione del ciclo dell’ordine sta procedendo nella giusta direzione, ma non bisogna perdere di vista alcuni aspetti:

  • il documento non strutturato può essere un ottimo punto di partenza per la gestione digitale di tutto ciò che prima era cartaceo: pensiamo ad un DDT che non viaggia più in formato cartaceo insieme alla merce spedita dal magazzino, ma viene recapitato in formato elettronico e arriva ancora prima della merce stessa, per essere  archiviato su un software di gestione documentale
  • il documento non strutturato non consente in alcun modo la gestione dei dati in esso presenti, quindi implica una lavorazione  “manuale”, con notevole dispendio di energie in attività di inserimento dati, soprattutto da parte del  soggetto ricevente;

Un esempio calzante è quello dei contratti di fornitura di generi alimentari per il servizio di mensa in cui  il controllo della corrispondenza tra beni consegnati e poi fatturati è esclusivamente manuale, con dispendio di tempo e di energie sia da parte degli operatori della PA “cliente” e sia del fornitore.

Partendo dal presupposto che la Fattura PA è stata un utilissimo strumento  per spingere alla gestione digitale sia le PA e sia le imprese, e lo sarà ancora di più nei processi di fatturazione elettronica tra privati, perché non proseguire sulla stessa strada? Il percorso risulterebbe infatti completo se si riuscisse a definire un tracciato standard  anche per quei documenti che precedono la fattura, ordine e DDT, eventualmente pensando al SdI come soggetto intermediario per la spedizione in modo da effettuare un controllo sull’effettiva corrispondenza tra formato prescritto e utilizzato e sulla presenza dei dati obbligatori.

In questo modo i dati in essi contenuti potrebbero essere gestiti in modo automatico conducendo ad una completa digitalizzazione del ciclo dell’ordine e dei dati strutturati in esso utilizzati.

Il portale del Mercato elettronico per la PA – MEPA – utilizza da tempo un format attraverso cui si crea il documento PDF dell’ordine, sulla base della tipologia di fornitura prescelta e delle informazioni di base compilate dalla PA ordinante. Si tratterebbe invece di creare un modello uniforme con un tracciato strutturato, con l’obiettivo che diventi uno standard utilizzato da tutte le PA che effettuano ordini di fornitura ad imprese.

Un esempio in questo senso giunge dall’esperienza della regione Emilia Romagna che – nell’ambito del progetto NOTIER (sistema di intermediazione per la gestione della fattura elettronica) ha definito anche i tracciati standard per tutti i documenti del ciclo dell’ordine, utilizzando il formato  PEPPOL BIS (Business Interoperability Specification), che fornisce le specifiche per implementare i documenti di business PEPPOL. Le specifiche abilitano qualsiasi azienda a emettere documenti elettronici che soddisfano i requisiti di processo legali e di business nell’Unione Europea e la EEA. Supporta un sottoinsieme delle informazioni utilizzate dalla maggior parte dei settori industriali e abilita gli utenti a emettere documenti (fattura, ordine, avvisi di spedizione, ecc.) che sono validi per il commercio transfrontaliero all’interno dell’Unione Europea e la EEA.

Per far sì che il formato strutturato dei documenti (Ordine e DDT) sia utilizzato da tutti gli attori interessati – PA e Imprese – occorre che gli standard siano definiti in modo univoco da un’autorità centrale, quale potrebbe essere l’Agenzia delle Entrate o il Ministero dell’Economia e delle Finanze: in primo luogo sarebbe utile soprattutto per arginare la difficoltà di imporre adempimenti “in più” da parte di singole o poche PA, e per dare uniformità di trattamento tra PA e imprese di tutto il territorio nazionale, anche in vista dei prossimi standard europei.

Inoltre è solo con il completo trattamento “automatico” dei dati contenuti nei tracciati strutturati che si può pensare di chiudere il cerchio della dematerializzazione e quindi ottenere tutti i vantaggi possibili in termini di elaborazione dati, risparmio di tempo e di risorse, proprio partendo dall’esperienza fatta con l’avvio della fattura elettronica. 

La disponibilità completa delle informazioni consente infatti di gestire in modalità automatica l’intero processo della supply-chain, dal contratto al pagamento.

La completezza dei dati relativi agli ordini e contratti contenuti nella fattura consente una verifica immediata delle informazioni e della regolarità del documento contabile, e permette agli uffici competenti di procedere in breve tempo all’accettazione o allo scarto della fattura, e alla successiva liquidazione e pagamento. 

Indicom da sempre accompagna piccole, medie e grandi imprese verso il superamento dei modelli di gestione tradizionali basati sulla carta che si rivelano sempre più inadeguati ad affrontare le sfide di mercato. Contattaci per ricevere maggiori informazioni sui nostri servizi.

Per approfondire:

NEWS: Fatturazione elettronica: la consultazione non è più automatica

Leggi anche: Fattura elettronica e tracciato XML: domande & risposte

Leggi anche: Fatturazione elettronica e firma elettronica: firmare o non firmare?

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2 comments on “Ciclo dell’ordine: i vantaggi della dematerializzazione

leo

Buongiorno,
ho un azienza ag.la individuale con vendita anche all’estero.
Di solito uso la fattura differita,mentre la merce viene consegnata accompagnata dal ddt e cmr ( per l’estero).
La domanda che mi pongo e’
il ddt va esito in forma cartacea? Al momento dellaf.d come verranno allegati i ddt al documento?
Sono obbligato per l’ estero ad inviare la fattura elettronica o solo in pdf? Avranno poi 2 sistemi diversi per il controllo ,registrazione e conservazione.
Se il cliente non e’ obbligato al sistema elettronico come faro’ per il recapitodella fattura?
grazie

Fattura Facile Post author

Gentile utente, grazie per il suo contributo :)
Di seguito le riportiamo le nostre risposte:

– Il DDT può essere prodotto esattamente come si fa oggi, in formato cartaceo o PDF. Questo potrà poi essere allegato al file XML, ma questa operazione non è obbligatoria; infatti, nella fattura elettronica differita, alla quale si fa riferimento, bisognerà riepilogare tutte le operazioni avvenute nel mese precedente tra medesimi soggetti. Così come riporta la circolare 8/E del 30.04.2018 al punto 1.2:

“L’articolo 21, comma 4, lettera a), del decreto IVA, consente l’emissione di una sola fattura, «per le cessioni di beni la cui consegna o spedizione risulta da documento di trasporto o da altro documento idoneo a identificare i soggetti tra i quali è effettuata l’operazione ed avente le caratteristiche determinate con decreto del Presidente della Repubblica 14 agosto 1996, n. 472» laddove «effettuate nello stesso mese solare nei confronti del medesimo soggetto» e purché «recante il dettaglio delle operazioni, entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle medesime». […] sarà possibile emettere un’unica fattura, entro il 15 del mese successivo, che riepiloghi tutte le operazioni avvenute nel mese precedente tra i medesimi soggetti”.

Pertanto, le operazioni riportate nei DDT saranno così riportate in fattura; allegare i PDF dei DDT al file XML risulterebbe ridondante. Nulla vieta però di farlo, ma il documento digitale fiscalmente rilevante rimane la fattura.

– Per l’estero non vi è obbligo di emissione di fattura elettronica, però, bisognerà a quel punto compilare lo spesometro per la relativa trasmissione dei dati
– Per quanto riguarda la registrazione non cambia nulla, mentre per la conservazione le fatture elettroniche andranno conservate digitalmente mentre le analogiche su carta
– Per il recapito della fattura nei confronti di un soggetto estero non obbligato all’emissione e ricezione delle fatture elettroniche, si potrà continuare a emettere secondo le attuali modalità.

Il Team Fattura Facile

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