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Come migliorare la produttività aziendale? La risposta sta nella gestione documentale.

gestione documentale

Quattro Pmi su dieci non sanno come migliorare la loro produttività. Può la gestione documentale essere il fattore chiave?

Quasi la metà delle piccole e medie imprese italiane vorrebbe aumentare la sua efficienza e produttività. Questo è quanto emerge dalla ricerca di Nuance “Better technology, greater efficiency” secondo cui quattro PMI su dieci non sanno quali strategie adottare per raggiungere questo obiettivo.

I motivi principali della lentezza delle PMI possono essere individuati nella gestione documentale dei documenti ( relazioni, contratti, documenti fiscali, richieste di finanziamento, documenti per partecipare alle gare di appalto e materiale di marketing).

Le soluzioni di gestione documentale e di archiviazione in digitale permetterebbero di risparmiare tempo e di reinvestirlo in attività più strategiche e produttive. Oltre al risparmio di tempo la maggiore produttività si traduce anche nella capacità di reperire le informazioni, fornire risposte precise e veloci agli interlocutori attraverso processi più snelli, conservare le informazioni fondamentali e risparmiare su tutta una serie di costi interni, dalla stampa agli spazi. Questa scelta purtroppo viene adottata da pochissime aziende, come testimonia questa ricerca.

Nuance ha raccolto dei dati per mostrare quali sono i settori e le tecnologie che non vengono prese in considerazione  nelle Pmi per risparmiare tempo e aumentare l’efficienza:

  • il 38% trascorre in media due ore al giorno ad elaborare documenti;
  • il 25% delle organizzazioni giuridiche impiega fino a 4 ore al giorno per elaborare documenti e il 19% fino a 6 ore;
  • il 41% non ha il tempo da dedicare a strategie di miglioramento dell’efficienza aziendale;
  • il 30% rivede software in uso ogni 12-18 mesi, o addirittura oltre;
  • il 29% non valuta il taglio dei costi e il miglioramento della produttività limitandosi a mantenere la soluzione software PDF in uso senza prendere in esame soluzioni alternative, magari più efficaci, convenienti e con un modello di licenza semplificato.

Questi dati dovrebbero far riflettere. Il tempo sprecato in operazioni puramente operative e per nulla strategiche è eccessivo, con la conseguente impossibilità di dedicare la giusta attenzione alle strategie per il miglioramento dell’efficienza aziendale.

La gestione efficiente delle informazioni e dei documenti legati alle attività aziendali rappresenta infatti una delle chiavi fondamentali per il successo aziendale, poiché consente processi semplici e veloci, risposte al mercato in tempi utili ed un focus adeguato delle proprie risorse sul core business aziendale.

Un’efficace gestione documentale rappresenterà pertanto la chiave del successo aziendale per tutte quelle aziende che vorranno fare della digitalizzazione un vantaggio competitivo importante.

Per rimanere aggiornato sui temi della dematerializzazione e della gestione documentale visita il sito http://www.pmi.it/tecnologia/software-e-web/news/102396/gestione-documentale-come-migliorare-produttivita.html?utm_source=tagnewsletter&utm_medium=email&utm_campaign=Newsletter+innovazione-2:+pmi.it&utm_content=2015-09-25+gestione-documentale-come-migliorare-produttivita 

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