Numeri alla mano esploriamo aspetti chiave e motivazioni che rendono la trasformazione digitale non più un ipotesi, ma una necessità per adeguarsi al presente e proiettarsi verso il futuro
In quanto protagonisti della competizione quotidianamente inseguiamo la generazione di valore aggiunto per il Cliente, ideiamo best practices per i servizi che proponiamo, riflettiamo sullo sviluppo di prodotti all’avanguardia e modalità innovative di collaborazione, ricerchiamo il posizionamento ideale nel mercato di riferimento esplorando nuovi spazi competitivi.
Alla base della buona riuscita di tutto ciò vi è un pilastro fondamentale: saper gestire le informazioni e la conoscenza aziendale.
Le società che riescono a gestire perfettamente la propria conoscenza interna risultano, infatti, più competitive all’esterno e più robuste in termini di processi.
Oltre a ciò queste aziende risultano proiettate verso il futuro e verso modelli d’impresa innovativi ed efficienti.
Quanti documenti ogni giorno transitano dai nostri uffici e sui dispositivi che utilizziamo? Ordini, fatture, registri contabili, note spese, PEC. E quanti di questi vengono stampati, trascritti, fotocopiati, protocollati, lasciati sulla scrivania di un collega o inseriti in un fascicolo su uno scaffale? Quanti vengono persi o duplicati?
Gestire e conservare le informazioni nella modalità cartacea tradizionale porta inevitabilmente a sostenere costi eccessivi e a generare inefficienza nella ricerca e condivisione delle informazioni, così come nella gestione dei rapporti con Clienti e Fornitori e nella competizione con gli altri player di mercato.
Osservando le innovazioni nelle modalità di servizio, nei processi operativi, nei modi di collaborare e negli strumenti aziendali disponibili è come se, purtroppo, sul fronte della gestione del patrimonio informativo si sia rimasti ancorati alle tradizione senza riuscire a superare le abitudini consolidate legate alla gestione cartacea.
E’ come se, irrazionalmente, ci fossimo affezionati alla carta perdendo di vista i vantaggi di una gestione digitale: digitalizzare, a fronte di un investimento non eccessivo, consente infatti di conseguire risparmi nel medio e nel lungo periodo razionalizzando risorse umane, economiche e di spazio.
Risparmi che non rappresentano la classica leva commerciale citata per valorizzare un servizio da spingere nel mercato di riferimento, bensì un vantaggio concreto e misurabile che va a rendere più snella, veloce ed efficace l’intera azienda.
Ecco dunque che conservare in digitale i documenti aziendali significa conservare meglio, in modo più economico ed efficace: ogni singola informazione potrà essere reperita in maniera estremamente rapida in qualsiasi momento e tendenzialmente da qualsiasi dispositivo, viaggiando da una parte all’altra del mondo con costi potenzialmente vicini allo zero.
A proposito di costi, è interessante dare uno sguardo a quelli che sosteniamo periodicamente ma che risultano “invisibili”:
- Costi di stampa: circa 0,04 euro a pagina
- Costo materiale per l’archiviazione (carta, raccoglitori, armadi) circa 0,02 euro a pagina
- Costo annuo dello spazio fisico occupato (15.000 fogli a metro quadro): 0,007 euro a pagina
- Costo del tempo di archiviazione ( circa 2 minuti a documento): circa 0,67 euro a pagina
- Costo per archiviazione totale a pagina: circa 0,80 euro
- Costo per la ricerca dei documenti (circa 4 minuti a pagina): circa 1,67 a pagina
Questi costi applicati ad un’azienda piccola che produce approssimativamente 1.000 documenti l’anno ( ordini, fatture, ddt, ecc.), che ricerca in media il 5% dei documenti che archivia e i cui documenti in media sono composti da due fogli equivalgono a circa 883 euro all’anno. Questo significa che il costo di gestione complessivo del documento cartaceo si avvicina a 1 euro.
Se applichiamo il modello ad un’azienda media, con 10.000 documenti, i costi diventano dieci volte più grandi: 8.830 euro. Costi che, come dicevamo, rimangono invisibili agli occhi dei Manager e che sono probabilmente sottostimati perché abbiamo considerato solo stampa, stoccaggio e archiviazione come voci nel modello, senza contare la parte di eventuale delivery e invio
Se a questi evidenti risparmi, quantificabili per ogni realtà aziendale, sommiamo la necessità di adeguarsi alla digitalizzazione in atto sul fronte pubblico e privato e l’esigenza di essere sempre più rapidi, efficienti e sicuri capiremo che conservare a Norma i propri documenti non è più un’ipotesi lontana né un’opzione per pochi, ma è un tassello fondamentale per implementare un modello di business in grado di superare agilmente le sfide del mercato che si prospettano.
Per progettare il futuro della nostra impresa, crescere e sperimentare dobbiamo gradualmente cambiare cultura e mentalità, abbandonare le abitudini consolidate ed essere pronti a rinnovarci. Dobbiamo essere pronti a cambiare, in meglio.
Conservare a Norma significa quindi aprire le porte al miglioramento e la strada all’innovazione, in un percorso in cui il raggiungimento della competitività ottimale non può non passare dalla trasformazione digitale.
Siete pronti?
Se desiderate valutare quanto potreste risparmiare passando ad una modalità di gestione e conservazione digitale dei documenti non esitate a contattarci: vi accompagneremo nel percorso di digital trasformation e nel raggiungimento di performance ottimali.
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