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Conservazione a Norma: comunicazioni fiscali obbligatorie, bollo informatico e luogo

Conservazione a Norma

Conservazione a Norma: comunicazioni fiscali obbligatorie, bollo informatico e luogo della Conservazione.

A conclusione della nostra Rubrica tematica sul tema della Conservazione a Norma trattiamo oggi il tema delle comunicazioni fiscali obbligatorie, delle comunicazioni all’Agenzia delle Entrate, del bollo informatico e del luogo di Conservazione a Norma.

 

Conservazione a Norma: quali sono le comunicazioni fiscali obbligatorie?

Con l’introduzione del D.M. 17 giugno 2014 è stato definitivamente abrogato l’obbligo di comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico, che invece era previsto fino a quella data. Se prima l’adempimento, che era volto a garantire all’Amministrazione la non modificabilità e la non sostituzione nel tempo della documentazione, andava effettuato entro 4 mesi dai termini di presentazione della dichiarazione dei redditi, a partire dal 17 giugno 2014 si è deciso di abrogare questa norma, preferendo quindi la via della semplificazione.

D’altro canto il valore di questo obbligo era stato sorpassato già nel 2009 con il DPCM del 30.03.2009, che con l’articolo 49 prolungava la validità delle Marche Temporali fino a 20 anni, ben oltre i termini obbligatori di conservazione dei documenti fiscali.

Ciò che risulta ancora obbligatorio è invece la comunicazione all’Agenzia delle Entrate dell’applicazione di processi di Conservazione a norma.

 

Come viene effettuata all’Agenzia delle Entrate la comunicazione dell’adozione di processi di Conservazione a Norma?

L’adozione di tali processi viene comunicata all’Agenzia delle Entrate attraverso la compilazione del rigo RS140 inserito appositamente nel Modello Unico per la dichiarazione dei redditi.

 

Bollo: come assolvere l’imposta di bollo sui documenti informatici?

Mentre in passato per pagare l’imposta di bollo erano necessarie sia una comunicazione preventiva che una comunicazione consuntiva da inviare tramite raccomandata A/R all’Agenzia delle Entrate entro il mese di gennaio di ogni anno, la normativa vigente prevede che l’assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici debba avvenire solo a consuntivo entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Inoltre, vi sono novità anche riguardo le modalità di pagamento che impongono l’utilizzo del modello F24 e l’indicazione dell’apposito codice tributo.

Leggi anche: Fattura Elettronica: pagamento dell’imposta di bollo

 

Quale deve essere il luogo di Conservazione a Norma dei documenti?

Il luogo di Conservazione a norma dei documenti deve essere necessariamente identificato nel luogo di giacenza fisica dei server dove è memorizzato anche l’archivio informatico.

 

È ancora obbligatorio comunicare il luogo di deposito dei documenti conservati?

Con la Risoluzione 81/E del 25.09.2015, l’Agenzia delle Entrate ha definitivamente chiarito le modalità di utilizzo dei moduli AA7/10 e AA9/11, rispettivamente quadri E ed F, nei casi in cui la conservazione digitale a norma degli archivi fiscali venga affidata in outsourcing.

I due modelli vanno compilati, rispettivamente da Persona Giuridica o Persona Fisica, quando i depositari siano diversi dal Titolare o nel caso in cui si comunichi la sostituzione di un depositario o la variazione del luogo di conservazione. Esiste inoltre una Sezione 2 dedicata esplicitamente ai luoghi di conservazione delle fatture all’estero

La risposta dell’AdE si è concentrata sulle modalità e possibilità di accesso ai documenti:

Art. 5 DMEF 17.06.2015: (…) In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto (…)

Art. 39 comma 3 del DPR 633/1972: (…) il soggetto passivo assicura, per finalità di controllo, l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti i documenti e i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l’autenticità e l’integrità delle fatture di cui all’articolo 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico

Inoltre, il concetto di “conservazione” delle scritture contabili è profondamente cambiato in questi anni e, in relazione ai documenti informatici, non coincide obbligatoriamente con quello di deposito. Inoltre il conservatore non riveste necessariamente la veste di “depositario”, ovvero di colui che gestisce la contabilità assumendo specifiche responsabilità anche ai fini fiscali.

Quindi, se il conservatore non coincide con il “depositario”, nell’accezione precedentemente espressa, e se in caso di verifica il contribuente è in grado di esibire la documentazione fiscale garantendo la possibilità di verificarne l’autenticità e l’integrità ai fini di dimostrare una corretta conservazione, il contribuente stesso non è tenuto a darne comunicazione tramite il modello AA9.

 

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Leggi anche: Conservazione digitale a norma: la conservazione delle fatture elettroniche

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