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La Conservazione delle fatture elettroniche

Conservazione delle fatture elettroniche

Cosa si intende con “conservazione delle fatture elettroniche”?

Il tanto discusso obbligo di Fatturazione Elettronica comporta l’altrettanta necessità di conservare digitalmente le fatture elettroniche emesse e ricevute, nonché le relative notifiche, mediante il Sistema di Interscambio. È la così detta conservazione digitale a norma (altrimenti conosciuta scorrettamente con il nome di “conservazione sostituiva”). Vediamo, dunque, di approfondirla in questo articolo.

 

Conservazione delle fatture elettroniche: cos’è la conservazione digitale a norma?

Con il termine “Conservazione digitale a norma” intendiamo quel processo in grado di assicurare nel tempo la piena validità legale ad un documento informatico, conferendo a quest’ultimo un’efficacia giuridica equivalente a quella tradizionalmente riconosciuta al documento in forma cartacea. La validità legale di un documento è indipendente dalla sua natura (analogica o informatica) ed è raggiunta nel momento stesso in cui vengono rispettate le seguenti condizioni:

  • Autenticità: ovvero la certezza dell’identità dell’emittente; questo obbligo compete sia al fornitore che al cliente
  • Integrità: il contenuto del documento deve essere immodificabile nel tempo, per quanto ne sia concessa la conversione in un altro formato, a patto che il contenuto resti inalterato
  • Leggibilità: il documento deve poter essere accessibile senza un eccessivo sforzo e deve essere garantita la leggibilità a occhio umano; questa condizione va garantita durante l’intero periodo di conservazione del documento.

Tali requisiti, altrimenti conosciuti con l’acronimo AIL, sono imprescindibili per la conservazione digitale di fatture elettroniche e note di variazione, ma non solo. Infatti, sebbene il processo di conservazione digitale venga spesso collegato alla fatturazione elettronica, è in realtà da considerarsi come una entità del tutto autonoma, in quanto non riguarda le sole fatture ma l’intera documentazione aziendale. È possibile, infatti, conservare digitalmente moltissimi documenti tra cui, a titolo esemplificativo, i libri giornali, i documenti di trasporto (DDT), le ricevute e gli scontrini fiscali, i contratti, … .

Per maggiori informazioni circa le regole e i procedimenti per la conservazione dei documenti si veda l’articolo 43 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

 

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Conservazione delle fatture elettroniche: quali modalità

L’obbligo di fatturazione elettronica estende a tutti i soggetti privati con partita IVA l’obbligo della conservazione delle fatture emesse e ricevute tramite il Sistema di Interscambio. Le imprese interessate pertanto dovranno non solo attivare un processo di fatturazione elettronica ma anche assicurarsi che le stesse vengano conservate a norma, come previsto dalla legge.

Al riguardo, le possibilità disponibili di conservazione previste sono più di una.

La prima, introdotta dal comma 7 del provvedimento n. 89757/2018 del 30 aprile, consiste nel servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Già attivo dal 1° luglio 2018, tale servizio consente per l’appunto non solo la predisposizione e trasmissione delle fatture elettroniche tramite Sistema di Interscambio ma anche la gestione del servizio di conservazione delle fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il SdI.

Sebbene questa modalità possa apparire a prima vista attraente, nella realtà dei fatti essa comporta non poche difficoltà ed include aspetti alquanto svantaggiosi. Quali?

Innanzitutto, il servizio può essere adottato solo per la conservazione delle fatture elettroniche in formato XML conforme alle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate. Questo significa che la conservazione di fatture in formato differente, quale è il PDF, oppure la conservazione di altri documenti quali possono essere ad esempio i libri giornale, DDT, o i registri IVA, sono escluse. In aggiunta, per chi sceglie questa opzione è bene tenere presente che potrà consultare i documenti caricati solo tramite Cassetto Fiscale (Credenziali Entratel) e che la conservazione delle fatture sarà manuale e a blocchi di massimo 10 file e 5MB.

Per tutte queste ragioni, è chiaro che tale modalità possa essere perseguita solamente da quelle micro realtà che emettono e ricevono un numero di fatture annuo molto esiguo.

Una seconda soluzione – affatto banale – è quella in house. Questa opzione prevede infatti che l’azienda si doti di un proprio Sistema di Conservazione, vale a dire che crei un proprio sistema di conservazione su server aziendali, predisponendo uno spazio informatico dove conservare i documenti ma anche identificando le figure aziendali responsabili della conservazione.

E’ doveroso ricordare che sviluppare un processo di conservazione digitale in house comporta un significativo cambiamento di paradigma in quanto impone, esattamente come nella Fatturazione Elettronica, la conoscenza di tecnologie avanzate e il possesso di competenze specifiche che difficilmente imprese, studi e enti finora estranei a questa hanno interesse ad approfondire spendendo le proprie risorse interne a questi scopi.

Attivare un sistema in house è quindi complesso; anche per questo, la soluzione più semplice, sicura ed immediata è quella di esternalizzare il processo di conservazione, vale a dire affidarne all’esterno la gestione (“conservazione digitale in outsourcing”).

Diversi provider offrono la possibilità di affiancare al servizio di Fatturazione Elettronica quello di conservazione digitale. Come Indicom – che dal 2016 è entrato a far parte delle realtà d’eccellenza della Conservazione Digitale diventando Conservatore Accreditato presso l’Agenzia dell’Italia Digitale (AgID) dove sono presenti poco più di 60 soggetti. Ad oggi, Indicom ha conservato digitalmente oltre 900.000.000 documenti e ha in portafoglio oltre 10.000.000 di fatture elettroniche. Per maggiori informazioni sul servizio contattaci.

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Conservazione delle fatture elettroniche: quale formato

In quale formato conservare le fatture elettroniche? Come indicato dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 89757/2018, la conservazione delle fatture elettroniche deve avvenire nel formato XML versione 1.2.1.

Ricordiamo tuttavia che mediante la Circolare 13/E del 2 Luglio 2018, l’Agenzia delle Entrate ha introdotto la possibilità di portare in conservazione la copia informatica della fattura elettronica, anche in formato diverso dal consueto file XML (ad esempio PDF, JPG o TXT).

Questa possibilità, in apparenza poco vincolante, è sconsigliabile. L’implementazione della fatturazione elettronica non dovrebbe essere vista come un obbligo vincolante, ma bensì come una occasione per migliorare, efficientare e semplificare la gestione documentale, perché è a questo ciò a cui, presto o tardi, volenti o nolenti, si tenderà. Ragion per cui, scegliere questa opzione significa effettuare un significativo passo indietro verso una gestione dei processi aziendali più efficiente e velocizzata. Non di meno, l’eventuale copia informatica della fattura portata in conservazione al posto del file XML, qualunque sia il formato scelto per produrre la copia, se disconosciuta può richiedere l’intervento di un pubblico ufficiale.

 

Per approfondire:

Leggi anche: Conservazione digitale: efficienza e innovazione al servizio del patrimonio informativo

Leggi anche: Conservazione digitale a norma: quali documenti conservare?

6 comments on “La Conservazione delle fatture elettroniche

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