Ogni giorno ci confrontiamo con quesiti e incertezze di professionisti, imprese e studi commercialisti. Ci domandano quali documenti sono da conservare, quali sono le corrette modalità di conservazione delle fatture elettroniche e, più in generale, quali sono le modalità di conservazione dei documenti contabili. Per questo abbiamo deciso di supportarvi a 360 gradi, presentandovi 7 cose da sapere sulla Conservazione digitale. La nostra esperienza è al vostro servizio!
Conservazione digitale: definizione
La Conservazione digitale a Norma, erroneamente chiamata dai più “conservazione sostitutiva” è quel processo che consente di assicurare nel tempo la piena validità legale a un documento informatico, conferendo a quest’ultimo un’efficacia giuridica equivalente a quella tradizionalmente riconosciuta al documento cartaceo.
- La natura analogica o informatica del documento ha rilevanza della Conservazione digitale a Norma?
No. La natura analogica o digitale del documento iniziale non influenza la possibilità di conservare lo stesso. Infatti, ai fini della Conservazione anche i documenti cartacei vengono trasposti in formato digitale.
Mentre per i documenti che nascono come digitali non si pone il problema dell’acquisizione dell’immagine, per i documenti che nascono come cartacei la memorizzazione si effettua mediante la scansione del documento.
In ogni caso le considerazioni da fare sui documenti analogici sono profondamente diverse rispetto a quelle che riguardano i documenti informatici e il procedimento non è lo stesso: ci sono differenze anche in fase di esibizione.
- Quali sono le informazioni minime ricercabili ed estraibili dall’archivio informatico per i documenti conservati?
Le informazioni che è necessario poter estrarre dagli archivi informatici sono: nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita Iva, data o associazioni logiche di tali dati. Queste informazioni sono valide per tutti i documenti aventi rilevanza fiscale. Per gli altri documenti non esistono indici minimi obbligatori, tranne quelli previsti dal DPCM del 3 dicembre 2013 per l’indice del Pacchetto di Archiviazione.
- Anche le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente?
Sì, tutti i soggetti obbligati ad emettere fattura elettronica hanno l’obbligo di conservare digitalmente a norma le fatture.
I soggetti che appartengono alle categorie esenti dall’obbligo di emissione di fatturazione elettronica, saranno esonerati dalla conservazione digitale a norma delle fatture elettroniche, solo qualora non abbiano registrato, o comunicato direttamente ai propri fornitori, un indirizzo telematico (PEC/Codice Destinatario) sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
In caso contrario, saranno anch’essi obbligati.
- Quali sono i termini per portare in Conservazione i documenti informatici aventi rilevanza fiscale?
La Conservazione digitale a Norma dei documenti informatici aventi rilevanza ai fini fiscali deve essere effettuata entro il terzo mese successivo alla scadenza del termine ultimo utile per la presentazione delle dichiarazioni fiscali. In genere quindi la scadenza è entro dicembre dell’anno successivo all’emissione se l’anno fiscale coincide con l’anno solare.
Per documenti quali ad esempio fatture analogiche e contratti non esiste alcun limite temporale.
- Una volta che i documenti sono stati correttamente depositati in conservazione, posso finalmente liberarmi del documento cartaceo?
La distruzione del documento cartaceo può avvenire solo una volta ultimato il processo di Conservazione quindi normalmente con l’apposizione della marca temporale e della firma digitale da parte del Responsabile della Conservazione.
- Quale normativa consultare per sapere a quali documenti sono applicabili le disposizioni in materia di Conservazione digitale a Norma?
Le informazioni utili per conoscere a quali documenti aventi rilevanza fiscale sono applicabili le disposizioni in materia di Conservazione digitale a Norma sono principalmente contenute all’interno della Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 36/2006. Per le modalità di gestione della conservazione digitale a norma dei documenti aventi rilevanza fiscale, si dovrà fare riferimento al DMEF del 17 giugno 2014.
Per la restante documentazione, invece, la normativa di riferimento è contenuta all’interno del CAD (Codice Amministrazione Digitale).
- Quali documenti possono essere conservati a norma?
Tutti i documenti sono conservabili, mentre non tutti i documenti possono essere distrutti al termine del processo di Conservazione, come per esempio i Documenti Originali Unici.
I documenti aziendali per i quali mettere in atto un processo di Conservazione guadagnando efficienza e sicurezza delle informazioni sono moltissimi.
Per approfondire:
Leggi anche: Come conservare le fatture elettroniche?
Leggi anche: Conservazione digitale a norma: quali documenti conservare?
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