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Conservazione digitale a norma: quali requisiti e tempistiche?

Conservazione digitale a norma

 

Conservazione digitale a Norma: un viaggio per permettervi di orientarvi nel labirinto di normative, tempistiche e nozioni tecniche! Pronti per la 2° puntata?  

Nel precedente articolo abbiamo definito che cosa si intende per Conservazione a Norma e quali sono i requisiti fondamentali dei documenti da conservare, inquadrando il discorso all’interno di un quadro normativo semplificato. Siamo così ora pronti per approfondire le tempistiche e i requisiti richiesti per portare in conservazione un documento.

 

CONSERVAZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI O DIGITALI

La natura analogica o digitale del documento originale ha rilevanza ai fini della Conservazione digitale a Norma?

No. La natura analogica o digitale del documento iniziale non influenza la possibilità di conservare lo stesso. Infatti ai fini della Conservazione anche i documenti cartacei vengono trasposti in formato digitale.

È bene inoltre ricordare che anche i documenti informatici tradizionali (come per esempio Word o Pdf) vanno trattati mediante l’utilizzo di tecnologie informatiche che li codifichino in formati digitali adeguati ad assicurarne la piena validità legale ed efficacia giuridica nel tempo.

 
 

Di quali elementi fondamentali tenere conto nel passaggio da analogico a digitale?

  • Apposizione di una firma elettronica che attesti la conformità del documento digitale al cartaceo. Per i documenti cartacei cosiddetti unici – per ulteriori informazioni su tali documenti il rimando è al D.P.C.M. 13 novembre 2014 – è necessario l’intervento di un notaio.
  • Apposizione di una marca temporale sul pacchetto di archiviazione, che connota il documento con un riferimento temporale.
  • Possibilità di assolvere alle funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni.

 

CONSULTAZIONE DOCUMENTI CONSERVATI

Quali sono le informazioni minime ricercabili ed estraibili dall’archivio informatico per i documenti conservati?

Le informazioni che è necessario poter estrarre dagli archivi informatici sono: nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita Iva, data o associazioni logiche di tali dati, sempre che tali informazioni siano previste in modo obbligatorio per il documento conservato.

 

QUANDO EFFETTUARE LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

Quali sono i termini per portare in conservazione i documenti?

La Conservazione digitale a Norma deve essere effettuata entro il terzo mese successivo alla scadenza per la presentazione delle dichiarazioni fiscali per i documenti informatici aventi rilevanza ai fini fiscali. In genere, quindi, per tali documenti la scadenza è entro dicembre dell’anno successivo se l’anno fiscale coincide con l’anno solare.

 

CONSERVAZIONE ED ELIMINAZIONE DEL DOCUMENTO CARATACEO

Quando posso finalmente liberarmi del documento cartaceo?

È possibile distruggere il documento cartaceo solo una volta portato a termine il processo di Conservazione digitale a Norma, cioè una volta apposta firma digitale e marca temporale o sottoposto il documento a un intervento notarile .

 

Per approfondire: quali i documenti da sottoporre a Conservazione digitale a Norma?

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1 comment on “Conservazione digitale a norma: quali requisiti e tempistiche?

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