Responsabile per la Conservazione digitale e Responsabile per la gestione documentale: analizziamo insieme i compiti e le caratteristiche di queste due figure fondamentali nella digitalizzazione delle aziende e delle PA.
Il Responsabile della Conservazione digitale dei documenti e il Responsabile della Gestione documentale sono due figure importanti all’interno delle aziende. In particolare il Responsabile della conservazione digitale dei documenti è una figura strategica è fondamentale oltre che obbligatoria per ogni ente pubblico, aziendale o studio professionale.
Il primo, obbligatorio per ogni ente pubblico o azienda, si occupa di tutti i flussi informatici e documentali in entrata e in uscita e ne garantisce la conservazione digitale in modo che i documenti mantengano la loro validità giuridica e probatoria. Diversamente, secondo le nuove Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici (2014), “il Responsabile della Gestione Documentale o il Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi assicura la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento, da lui prodotto, al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione”. Quindi il Responsabile della Gestione Documentale assicura la trasmissione del pacchetto di versamento al sistema di conservazione, secondo quanto stabilito dal Manuale di Conservazione.
Se quindi il primo si occupa della fase di conservazione digitale, il secondo controlla la produzione del documento informatico. Il loro lavoro deve avvenire naturalmente su un piano di totale collaborazione.
Approfondiamo adesso una questione importante: queste due figure cardine possono essere esterne all’azienda? Possono avere esse stesse dei delegati?
Nelle aziende il Responsabile della Conservazione digitale può essere esterno, e quindi un soggetto terzo, in particolare l’articolo 44 del Codice dell’ Amministrazione Digitale specifica che, in caso di affidamento esterno, si dovrà far ricadere la scelta su uno dei conservatori accreditati ad Agid. Per quanto riguarda, invece, la possibilità di delegare la Conservazione digitale il Responsabile può delegare il processo, o una sua parte, ad altri soggetti che abbiano le adeguate capacità, ovviamente formalizzando le specifiche funzioni e competenze con un contratto di outsourcing.
Per il Responsabile della Gestione Documentale la situazione è diversa: secondo l’ art.3 DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli art. 40 bis, 41, 47, 57 bis e 71 del CAD, questa figura deve essere interna alla PA e le sue funzioni possono essere delegate ad altri soggetti che diventeranno però suoi vicari.
A differenza della delega del Responsabile della Conservazione digitale, il Responsabile della Gestione Documentale può essere affiancato da un terzo in qualità di consulente, con i compiti di predisporre lo schema del manuale di gestione.
Risulta quindi evidente l’ importanza per la PA di individuare un Responsabile della Gestione Documentale, soprattutto in vista della scadenza dell’11 Ottobre che vedrà l’entrata in vigore dell’obbligo di conservazione digitale del nuovo registro di protocollo, che avrà una funzionale maggiore rispetto a quanto era già stato previsto dal DPR 445/2000. Per questo è fondamentale che il Responsabile della Gestione Documentale si coordini con il Responsabile della Conservazione, che possono anche coincidere in una sola persona.
In ogni caso le Pubbliche Amministrazioni affidare in outsourcing ad aziende esperte del settore una serie di compiti:
- Organizzare i flussi informativi
- Formare il personale e i dirigenti e funzionari
- Fornire eventualmente soluzioni software adeguate
- Redigere i necessari Manuali
- Trasferire competenze e know-how
- Disegnare i flussi informativi nuovi
- Fornire assistenza tecnica per il nuovo protocollo informatico e il registro di protocollo
Grazie anche a loro il digitale riuscirà ad entrare sempre di più all’ interno delle PA e delle aziende, ancor prima della rivoluzione completamente digitale del 16 Agosto 2016, che segnerà la fine dell’analogico nella Pubblica Amministrazione.
Per approfondire le caratteristiche di queste due figure fondamentali del panorama digitale odierno leggi l’articolo http://www.agendadigitale.eu/identita-digitale/due-responsabili-distinti-per-conservazione-e-gestione-documentale-come-possono-collaborare_1708.htm