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Conservazione digitale: efficienza e innovazione al servizio del patrimonio informativo aziendale

conservazione digitale

Che cos’è la conservazione digitale a norma e quali sono i principali vantaggi nell’affidarla in outsourcing? Le risposte in questo articolo.

 

La conservazione digitale a norma è quel processo che consente la tenuta nel tempo del patrimonio documentale aziendale in modo sicuro ed opponibile a terzi, garantendo ai documenti informatici lo stesso valore di quelli analogici.

La normativa vigente vuole che alcuni documenti siano conservati obbligatoriamente in formato digitale, mentre per altre tipologie la scelta spetta alle imprese.

Una scelta che nel 2015, per dovere o per consapevolezza, hanno preso oltre 650.000 aziende italiane, con una crescita percentuale del 400% rispetto a pochi anni prima e che nel 2016 spinge il 40% degli investimenti verso processi di digitalizzazione.

Una scelta che comporta dei cambiamenti non indifferenti sul piano dell’operatività e richiede la formazione dell’organico in materia, un regolare allineamento con la normativa e l’acquisizione di nuove tecnologie che necessitano di un costante aggiornamento.

Qual è la soluzione migliore per ottenere i massimi risultati con il minimo sforzo? La risposta è rivolgersi ad un partner esperto.

Affidare la conservazione digitale in outsourcing equivale infatti ad acquisire una serie di vantaggi in termini di costi, tempo e spazio dedicati alla gestione documentale oltre ad ottimizzare l’impiego delle risorse interne e fornire la possibilità di accedere alle nuove tecnologie senza dover affrontare spese eccessive.

Un aspetto importante dell’outsourcing, inoltre, è la delega della responsabilità della conservazione ad un professionista in possesso delle competenze e delle certificazioni necessarie per garantire un servizio di qualità: risulta fondamentale infatti affidarsi a coloro in grado di adottare le adeguate misure di protezione dei documenti idonee a garantire la riservatezza, l’autenticità, l’immodificabilità, l’integrità e la fruibilità dei dati.

Ma conservazione digitale a norma non vuol dire solo questo e la decisione di conservare il proprio patrimonio informativo digitalmente non deve essere dettata solo dai vantaggi che comporta.

Se da una parte la spinta allo sviluppo deriva dall’efficienza legata alla razionalizzazione dei processi, dall’altra bisogna tenere conto dei continui stimoli della legge, italiana ed europea, che vuole accelerare il progresso digitale del Paese nella direzione del mercato unico digitale europeo.

In un mercato sempre più attraversato dall’innovazione, quindi, la dematerializzazione è una scelta si obbligata, ma soprattutto necessaria alla sopravvivenza del proprio business.

Leggi anche: Conservazione digitale a norma: quali documenti conservare?

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1 comment on “Conservazione digitale: efficienza e innovazione al servizio del patrimonio informativo aziendale

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