Novità e spunti interessanti su Fatturazione elettronica e Innovazione digitale

Per quanto tempo sottoporre a conservazione digitale i documenti fiscali? Chi pone la firma digitale sui documenti fiscalmente rilevanti? E ancora quali sono i termini entro cui portare in conservazione i documenti fiscali? Ecco le risposte alle domande che ci avete posto durante il nostro ultimo webinar dedicato ai documenti con rilevanza fiscale.

OBBLIGO RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

L’obbligo di nominare un Responsabile della Conservazione sussiste anche se si utilizza un provider esterno?

Si. Il Responsabile della Conservazione, che è una figura diversa dal Responsabile del Servizio di Conservazione, deve essere sempre una persona fisica nominata all’interno dell’organico del soggetto produttore (inteso come titolare dell’archivio fiscale) anche quando il servizio viene affidato all’esterno. Per approfondire, leggi anche: Chi è il Responsabile della Conservazione?

FIRMA DIGITALE SU DOCUMENTI FISCALI

Chi deve apporre la firma digitale per la conservazione dei documenti fiscali?

Non è necessario che sia l’Amministratore unico o un procuratore speciale dell’azienda, può tranquillamente essere un soggetto qualsiasi appartenente all’azienda o ad esempio, in caso di affidamento della scansione ad un soggetto terzo, è la firma del soggetto che ha prodotto l’immagine e che ha curato la scansione. L’unica limitazione riguarda il libro inventari, così come il libro soci, che devono essere firmati dal legale rappresentante.

CONSERVAZIONE DELLE FATTURE PASSIVE

E’ sufficiente il file o è necessario conservare anche la ricevuta in metadati?

Partendo dal presupposto che tutte le notifiche hanno un valore civilistico e quindi anche giuridico, si ritiene che nel caso specifico la notifica di metadati contenga delle informazioni rilevanti ai fini della garanzia dell’univocità del documento e della sua integrità.

La notifica di metadati contiene infatti l’hash del documento, cioè l’impronta digitale, calcolata dal Sistema di Interscambio. Questa impronta è quella che verrà controllata in fase di verifica fiscale per vedere se il documento che è conservato è stato modificato o meno rispetto a quello transitato dal Sistema di Interscambio. Quindi, a parer nostro, tutte le notifiche devono essere versate nel sistema di conservazione digitale, la notifica dei metadati compresa. Per maggiori approfondimenti leggi anche: Come conservazione le fatture elettroniche?

LUOGO CONSERVAZIONE DIGITALE

Qual è il luogo di Conservazione a Norma dei documenti?

Il luogo di conservazione a norma dei documenti deve essere necessariamente identificato nel luogo di giacenza fisica dei server, dove è memorizzato anche l’archivio informatico. Inoltre, stante quanto riporta l’art. 9, comma 2 DPCM 3/12/2013, i sistemi di conservazione sia delle PA sia dei conservatori accreditati prevedono la materiale conservazione dei dati e delle copie di sicurezza sul territorio nazionale, garantendo agli organi di vigilanza accesso ai dati presso la sede del produttore e misure di sicurezza conformi a quelle stabilite nel decreto.

TERMINI CONSERVAZIONE DOCUMENTI FISCALI

Quali sono i termini per portare in Conservazione i documenti informatici aventi rilevanza fiscale?

La Conservazione digitale a Norma dei documenti informatici aventi rilevanza ai fini fiscali deve essere effettuata entro il terzo mese successivo alla scadenza del termine ultimo utile per la presentazione delle dichiarazioni fiscali. In genere quindi la scadenza è entro dicembre dell’anno successivo all’emissione se l’anno fiscale coincide con l’anno solare.

Per documenti quali ad esempio i contratti non esiste alcun limite temporale.

Per approfondire, leggi l’articolo dedicato.

Hai altre dubbi sulla Conservazione Digitale dei documenti fiscali? Guarda il nostro webinar oppure scrivi le tue domande nei commenti: ti risponderà direttamente il nostro team di esperti.

Leggi anche: Conservazione Digitale a norma: quali documenti conservare?

Leggi anche: Conservazione Digitale: quali requisiti e tempistiche?