Dall’Omat Forum una riflessione sulla necessità di cavalcare l’onda della rivoluzione digitale. Il Focus su Gestione Documentale e Conservazione Sostitutiva.
Ieri, in data 4 novembre, si è tenuto a Milano in occasione dell’Omat Forum un meeting avente come focus principale la Gestione documentale e la cosiddetta Conservazione Sostitutiva.
Tra i partecipanti, anche Indicom.
Focus dell’incontro è stato il tema delle strategie e delle soluzioni digitali per ottimizzare la gestione documentale ed i workflow aziendali.
Ci troviamo infatti in un’epoca specifica: l’epoca della Rivoluzione Digitale che, dopo la rivoluzione della banda larga, rappresenta uno dei più grandi cambiamenti per le società umane in epoca post-moderna. Portando con sé importanti automatizzazioni e rendendo disponibile l’intangibile mondo dei cloud e del digitale, la dematerializzazione progressiva tocca le sfere di vita di singoli soggetti, aziende, e della più ampia società nella quale questi ultimi sono immersi.
Effetto principale della rivoluzione in corso è il passaggio dal materiale all’immateriaei. Esemplificativo è chiaramente il mondo dei social, in cui i messaggi non sono più affidati a supporti materiali ma a stringhe di dati che comunicano tra loro. I social sono diventati ormai indispensabili per comunicare non solo nella vita quotidiana di nativi digitali ma anche per il resto della popolazione e delle imprese.
Un’altra caratteristica della rivoluzione in corso è riassunta nella parola sharing-economy. Una pratica di scambio di beni materiali e informazioni in cui la città di Milano primeggia in tutto il mondo, grazie ai numerosi bike-sharing, car-sharing, e molto altro.
Ma al di la dei confini dei beni materiali, la condivisione più importante per le economie post-moderne è quella relativa al sapere in ambito lavorativo. Uno scambio che viene visto in modo positivo da tutti coloro che puntano a una crescita costruttiva e in modo negativo da chi ancora, anacronisticamente, pensa alla conoscenza non condivisa come ad una forma di potere.
Da qui all’ottimizzazione dell’efficienza in ambito aziendale il passo è breve. Perché la condivisione di sapere, unita alla delegazione di mansioni specializzate in outsourcing e alla dematerializzazione delle risorse, può fare molto per ottimizzare i processi aziendali.
Più nel dettaglio il processo di ottimizzazione si concretizza attraversol raggiungimento di tre obiettivi:
- Acquisizione clienti
- Riduzione dei costi
- Rispetto delle tempistiche di produzione e distribuzione
- Soddisfazione dei clienti
- Velocità di reperimento delle informazioni
Per essere competitivi la digitalizzazione è fondamentale. Un solo esempio: la digitalizzazione della gestione documentale e delle fatture, che permette di risparmiare sul cartaceo, sulla risorse e sullo spazio, concentrandosi sulle attività core dell’azienda.
Come ha del resto sottolineato Nicola Savino, Presidente e CEO della Seen Solution, è importante non focalizzarsi sui documenti ma sui processi. Prosegue poi Ernestino Paraboschi, Responsabile dei Processi e delle Soluzioni ICT del gruppo Colussi, insistendo sul fatto che le aziende non sono centri di ricerca, e in quanto tali non possono investire che un budget limitato nella formazione: non possono cioè permettersi dedicare risorse all’acquisizione di un know how di tecnicismi delegabili in outsourcing. Esse devono invece focalizzarsi sui processi e sulle attività di core business, acquisendo esternamente un know how e un insieme di risorse capaci di gestire e coordinare una macchina complessa, permettendo una migliore comunicazione tra diversi processi e aree funzionali.
Questo per altro rimane in linea con l’obiettivo di abbattimento dei costi: affidarsi ad esperti specializzati significa riuscire a presentare un prezzo finale competitivo ed avere costi fissi anziché variabili.
Chiaro è che, in uno scenario così competitivo, la sicurezza dei dati, la condivisione delle informazioni e l’affidabilità dei processi sono imprescindibili: le prestazioni devono essere al massimo livello.
Ancora una volta, la gestione documentale e di processo in outsourcing permettono di liberarsi da quella gabbia che è il portarsi in casa soluzioni estremamente tecniche (software) per gestire processi, che necessitano di investimenti e personale per gestire le stesse soluzioni adottate. Per di più non esiste una soluzione universale, ma più soluzioni idonee a specifici modelli aziendali, needs e all’architettura di business. Si tratta di un punto saliente anche per i professionisti di Indicom, che da anni studiano le esigenze dei propri clienti modellando i propri servizi su di esse.
All’interno delle strategie e delle soluzioni digitali per ottimizzare i processi aziendali, un ruolo fondamentale è quello rivestito dai processi di fatturazione digitale e di conservazione sostitutiva, rientranti nel macroinsieme della gestione documentale.
Temi ancora poco conosciuti, sul quale Nicola Savino si è espresso molto chiaramente: è su questo piano, ha esordito il digital document and information manager, che si sta attuando la vera rivoluzione dei processi aziendali. Ed è in particolare nella fase di conservazione dei dati che il tema della sicurezza informativa diventa prioritario.
La gestione documentale su carta, abitudine radicata, è sulla via del cambiamento e si pone in dubbio che il supporto cartaceo possa essere ancora uno strumento valido.
Il modello di riferimento è senza ombra di dubbia la cosiddetta e-Estonia, primo paese completamente digitalizzato e dal quale noi siamo lontani anni luce: il limite temporale di agosto 2016 per la digitalizzazione completa delle PA risulta lontano e non verosimile. E tuttavia il cambiamento è in atto, e allo stato attuale delle cose il digitale sta aumentando sempre di più in termini di volume, mentre diminuiscono i supporti necessari per la conservazione. Il cambiamento è dunque in atto, e la dematerializzazione è un must per qualsiasi azienda, di piccole medie o grandi dimensioni, che voglia rimanere sul mercato.
Per quanto riguarda la fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, aggiunge ancora Savino, stiamo raggiungendo ora altri paesi europei che hanno adottato il modello già anni fa. Il formato XML richiesto per le FEPA, altro non è che un criterio per la condivisione, ossia uno standard strutturato che permette l’integrazione con svariati gestionali.
Nel mondo immateriale del digitale, conservare garantendo l’integrità e la sicurezza delle informazioni nel tempo significa conservare a norma. I documenti informatici non possono essere materialmente chiusi a chiave in un archivio, ma è piuttosto possibile conservare un record, una stringa, dotata di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.
Per una corretta conservazione, inoltre, essa deve avere una completa aderenza alle normative, ed essere conforme a tecniche e standard vigenti, sotto le responsabilità di un Responsabile della Conservazione.
In conclusione, L’Omat Forum è stato un importante momento di confronto tra esperti di digitale, in cui è emerso che la sfida per un’efficiente ottimizzazione dei processi aziendali si gioca sul continuum definito dai termini Innovazione e normativa. Le aziende del domani, che mirano ad avere successo nei mercati attuali/potenziali e ad avere una base clienti soddisfatta in costante espansione, non possono prescindere dalla digitalizzazione dei processi e della gestione documentale. Se da un lato questo implica un cambio di mentalità, abitudini e procedure consolidate con il conseguente e necessario sforzo interno iniziale, contemporaneamente porterà ad una maggiore competitività nel breve e lungo termine, garantita da tempistiche di erogazione e distribuzione ridotte, maggiore affidabilità e contenimento dei costi. Chi vorrà non solo sopravvivere, ma vincere le sfide che si affacciano dovrà perseguire la strada dell’efficienza. Efficienza che non può che coincidere con la trasformazione digitale.
Per maggiori informazioni vai a: OmatForum