La metà dei documenti aziendali è ancora cartaceo: perdite di tempo, costi eccessivi e inefficienza solo alcune delle implicazioni. Le aziende dovranno cavalcare l’onda della trasformazione digitale per aggiornare i processi interni e sopravvivere.
Il processo di trasformazione digitale oggigiorno investe svariati ambiti in maniera crescente e giustificata: esso si traduce infatti in concreti benefici che spaziano dal risparmio di tempo, all’ottimizzazione dei costi fino alla facilità con cui reperire e gestire le informazioni.
In questo processo, gli attori forse maggiormente coinvolti dalla necessità di semplificare e alleggerire sono le imprese, ancora troppo ancorate a processi che dipendono dalla carta: la metà dei documenti in uso nelle aziende è ancora su supporto cartaceo e gestire questo tipo di documenti è indubbiamente una perdita di tempo evitabile che si traduce in una minor efficienza dell’intero sistema aziendale.Ogni lavoratore, infatti, perde in media tre ore alla settimana in attività legate alla ricerca, gestione e consultazione di questo tipo di documenti.
Considerando il processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e le enormi potenzialità che le tecnologie cloud e mobile offrono in prospettiva, intervenire sul workflow documentale e rinnovare i processi diviene quindi un imperativo per le aziende, in un’ottica di controllo dei costi ed efficienza operativa.
E’ inoltre la tendenza della forza lavoro a diventare sempre più “mobile” ( nel 2018 i lavoratori mobile saranno circa il 73% del totale ) ad accrescere l’esigenza di una conversione paper-to-digital dei documenti in modo da potervi accedere ovunque ed in qualsiasi momento. Per questo software, hardware e servizi destinati a cattura, digitalizzazione, archiviazione, gestione e distribuzione dei documenti rientreranno sempre più nelle voci di spesa di cui le imprese dovranno tener conto nel processo di trasformazione digitale.
Per fornire qualche dato utile a comprendere lo scenario che si profila, il mercato paper to digital ha superato il miliardo di euro nel 2014 e si appresta a toccare 1.1000 milioni nel 2015, con un tasso di crescita prospettato fino al 2017 pari all’8% annuo.
Ovviamente il paper-to-digital document management è solo uno dei punti inseriti in una strategia più ampia di document information and process management, ma rappresenta indubbiamente la base per lo sviluppo di nuove opportunità di business e per aggiornare interi modelli e processi aziendali all’insegna dell’efficienza. Pertanto guardare in modo inclusivo a questa sfera partendo dall’innovazione dei processi documentali può essere il punto di partenza dal quale dare un forte impulso a all’evoluzione delle soluzioni e servizi IT per i business in termini di qualità.
Approfondisci le future evoluzioni della trasformazione carta-digitale al link http://www.techeconomy.it/2015/05/08/carta-pesa-nelle-aziende-meta-dei-documenti-supporto-cartaceo/