Direttamente dal nostro ultimo webinar “Fattura elettronica B2B: verso l’ottimizzazione del processo contabile” tutte le domande dei partecipanti e le risposte fornite durante la sessione online.
In che formato sono archiviate digitalmente le fatture elettroniche b2b? Sono visualizzabili come pdf una volta archiviate?
La fattura che viene conservata a norma è quella che è stata veicolata attraverso il Sistema di Interscambio, quindi è il file XML firmato digitalmente; va da se che, come è previsto dalle regole tecniche sulla conservazione, la fattura deve essere resa leggibile ad occhio umano in fase di esibizione.
Quindi si conserva digitalmente l’XML e, nel momento in cui ne viene richiesta la visualizzazione, si applica il foglio di stile per consentirne una visualizzazione semplificata. Non è pertanto il pdf che va in conservazione, in quanto valido per la sola visualizzazione.
Io utilizzo già la fattura elettronica B2B e la difficoltà riscontrata è con clienti di grandi dimensioni che pretendono la compilazione di campi della fattura elettronica B2B valorizzando codici ad uso dei loro sistemi gestionali. Come potrà superarsi questo intervento interpretativo umano ora obbligatorio?
Ci sono cose che purtroppo non potranno essere superate nell’immediato e che non dipendono solamente dalla disponibilità di strumenti o soluzioni dal punto di vista tecnico.
Questo dei codici ad uso dei gestionali è un ostacolo che difficilmente potrà essere risolto con un decreto, perché è un problema di mercato che fa parte della normale contrattazione e delle dinamiche tra cliente e fornitore.
Infatti oggi tecnicamente vi sono le possibilità per superare il problema, potrebbe mancare la volontà da parte dei soggetti che giocano un ruolo fondamentale nello scenario in oggetto.
Nel tracciato europeo è previsto un codice destinatario o un equivalente della PEC italiana?
Dovrebbe essere previsto, però ricordiamoci che il tracciato europeo è in fase di discussione, abbastanza avanzata, ma pur sempre in discussione.
Nel tracciato non c’è la PEC in quanto la PEC non esiste in Europa, è uno strumento squisitamente italiano.
La fatturazione elettronica B2B è obbligatoria oppure opzionale?
La fatturazione elettronica tra privati sarà obbligatoria a partire da gennaio 2019, mentre attualmente è assolutamente facoltativa.
Ricevendo una fattura elettronica è obbligatorio gestirla, accettarla o rifiutarla?
La fattura elettronica è una fattura normale, quindi valgono le regole contabili di sempre.
Quali sono i controlli formali che fa il SdI?
I controlli formali che applicherà il SdI sulle fatture elettroniche b2b sono gli stessi previsti adesso per la fattura PA. Consideriamo che il tracciato B2B è già in essere, cioè poteva essere già veicolato a partire da gennaio 2017.
E’ possibile creare un foglio di stile personalizzato ?
Certo.
Si tratta solo di una facilitazione messa a disposizione da parte di SOGEI in quanto visualizzazione sicuramente molto efficiente che contiene tutto, anche se di certo non rappresenta il classico layout della fattura a cui siamo abituati.
Si sente parlare di tracciato XML arricchito oltre al tracciato europeo. E’ la stessa cosa?
Si, è la stessa cosa.
I tracciati saranno solo due: uno per la PA, con le modifiche apportate per il B2B, e il tracciato della fattura elettronica europea.
Il tracciato XML europeo verrà gestito dal SdI senza problemi?
Si, è quello che è previsto adesso. Stiamo attendendo un decreto con le linee guida dall’Agenzia delle Entrate, ma sembra condiviso il poter utilizzare da subito anche il formato europeo.
Dove viene inviata la fattura elettronica al Cliente finale?
Dipende. Se il cliente finale ha richiesto un codice destinatario la fattura elettronica viene veicolata nel canale che ha registrato presso il SdI.
Se non ha richiesto nessun codice destinatario riceverà la fattura elettronica sulla PEC.
Esiste un campo note libero nel tracciato record, dove inserire informazioni tecniche (es. consumi, letture energia)?
Questo è un problema che abbiamo già affrontato anche con la fattura elettronica PA.
I campi ci sono, la fattura elettronica diventa piuttosto lunga ma stiamo parlando di un XML quindi non c’è un grosso problema di dimensioni; anche quando non si volessero inserire nell’XMLtutte le informazioni è sempre possibile, esattamente come adesso per la fattura PA, allegare all’XML un pdf che contenga i dati tecnici.
Questa è una soluzione intermedia che non consente di elaborare direttamente la fattura però ricordiamoci che esiste, per i player del settore, una delibera dell’Autorità per l’Energia e il Gas che ha già previsto che i dati contabili e tecnici debbano essere veicolati attraverso un’XML che non è quello del SdI e che non può essere considerata fattura elettronica, rappresentando comunque un obbligo per chi veicola energia e gas.
Per fare fatturazione elettronica tra privati è obbligatorio accreditarsi al SdI ?
Assolutamente no, si può tranquillamente fare riferimento a un intermediario terzo come la nostra organizzazione.
Il tracciato XML utilizzato per la fattura elettronica B2B consente di ottenere tutte le informazioni che saranno trattate contabilmente dai vari gestionali?
L’attuale tracciato della fattura elettronica B2B contiene tutte le informazioni e i campi utili a scambiarsi i dati necessari per una contabilizzazione della fattura.
Quindi, più che un arricchimento del tracciato, in questa fase potrà essere necessario un lavoro di quadratura. Vi sarà pertanto bisogno di un’operazione che facciamo abitualmente anche adesso: Successivamente alla ricezione della fattura verificherò l’ordine: se il fornitore mi ha indicato il codice articolo “X” però sul mio gestionale quell’”X” in realtà è un ”Y”, in mancanza di una tabella di decodifica fra X e Y si dovrà prevedere l’intervento umano.
Indicom può intermediare anche il tracciato europeo?
Si, Indicom può fare da intermediario gestendo anche il tracciato europeo.
Un’azienda italiana non può utilizzare lo SDI per inviare fatture a entità straniere senza stabile organizzazione in Italia (senza partita IVA). E’ corretto? Si può inviare comunque bypassando il SdI?
La speranza è che si possa utilizzare il SdI inviando le fatture ad un soggetto terzo, come Indicom, in modo da aver risolto il problema della trasmissione della fattura e quindi della trasmissione dati. Ricordiamoci infatti che tutto quello che non transita da SdI va trasmesso come file dati fatture e la trasmissione del file dati potrebbe arrivare ad avere una cadenza mensile entro il quinto giorno del mese successivo alla data di emissione o di ricezione, per cui potrebbe essere particolarmente oneroso.
Quindi sebbene io non possa inviare al mio cliente estero una fattura elettronica tramite il SdI perché non provvisto di un codice destinatario e perché senza una PEC la speranza è quella di poter mandare la fattura in pdf e contestualmente trasmettere la stessa ad un intermediario come Indicom che diventa il destinatario e che potrà quindi conservarla digitalmente, con la garanzia di avere trasmesso i dati all’Agenzia delle Entrate.
Al momento la situazione non è del tutto chiara, dipenderà dai controlli che verranno applicati sull’identificativo fiscale e sul tema codice destinatario.
Come comportarsi con i privati sprovvisti di partita IVA?
Si indicherà il codice fiscale.
La notifica di accettazione o rifiuto della fattura elettronica nell’opportuno formato XML è a carico del ricevente fattura? Oppure può essere prodotta da Indicom dietro segnalazione?
Indicom mette a disposizione un portale online sul quale il cliente stabilisce che tipo di messaggio inviare al proprio fornitore, se di rifiuto o di accettazione, attraverso una semplice interfaccia.
In caso di rifiuto della fattura verrà richiesto di compilare anche la parte che riguarda la motivazione.
L’XML di notifica verrà prodotto da Indicom, quindi voi notificherete attraverso il portale online di fatturazione elettronica l’esito e noi produrremo l’XML e lo invieremo al SdI.
Ad oggi se il cliente produce in autonomia il file XML di notifica di rifiuto/accettazione può a Indicom che a sua volta lo inoltrerà al SdI?
Certamente, noi ci occuperemo dell’invio, della conservazione a norma e della messa a disposizione online delle notifiche.
E’ necessario adottare numerazioni diverse verso Clienti b2b e verso Clienti privati?
No non occorre, così come non occorreva farlo per la fatturazione elettronica verso la PA.
Nel caso io adottassi una numerazione univoca, veicolerò le fatture elettroniche verso i clienti italiani in formato XML attraverso il SdI, mentre tutte le fatture verso clienti esteri continueranno a essere in pdf. Infine porterò tutto in conservazione a norma perché la regola non cambia: è necessario mantenere omogeneità di trattamento all’interno dello stesso archivio fiscale.
Il rifiuto di una fattura elettronica prevede lo storno e l’eventuale riemissione anche se il primo documento inviato era a tutti gli effetti corretto? Questo non darebbe uno strumento ai morosi per non pagare mai le fatture rifiutandole?
In una parte presente sul sito dell’AdE si cita: “le fatture veicolate attraverso il SdI, ma rifiutate dalla PA, non si considerano emesse.”
Questo è in totale contrasto con quella che è la normativa europea sulla fatturazione elettronica e la circolare 18/E emessa nel lontano 2016, quindi stiamo chiedendo spiegazioni.
La buona pratica contabile prevede che se io emetto una fattura, quella fattura è emessa e se viene rifiutata dal mio cliente io la devo stornare almeno al mio interno con una nota di modifica interna per poi riemetterne un’altra.
Purtroppo questa pratica “disonesta” di rimandare le fatture per non pagarle difficilmente sarà sanata con la tecnologia, mentre quel che è certo è che le regole contabili non cambiano.
Quale è il futuro della trasmissione EDI di fatture al cliente?
E’ superato, non esiste più. L’unico modo di scambiarsi fatture è attraverso il SdI.
In caso di emissione di fatture extra CEE cosa accade?
Se stiamo parlando di fatture extra CEE che appartengono ad un sezionale diverso da quello italiano allora sarebbe possibile continuare a produrre una fattura in pdf, inviarla al cliente straniero ed entro il quinto giorno del mese successivo alla data di emissione trasmetterne i dati all’AdE (ovvero quello che noi oggi chiamiamo spesometro).
Che cosa potrebbe servire per tradure la fattura PDF in un XML in termini di dati di supporto?
In realtà niente perché l’xml è semplicemente un vestito diverso ma è pur sempre una fattura. L’XML deve contenere tutti i dati obbligatori che deve contenere una fattura tradizionale e ci si aspetta che nel pdf vi siano tutti i dati necessari.
La fattura deve contenere tutte le informazioni obbligatorie, nulla cambia se viene prodotta in pdf, xml o word: le informazioni minime obbligatorie ci devono essere. Poi dal pdf verranno estrapolate tutte le altre informazioni che sono necessarie nel rapporto commerciale tra cliente e fornitore: ordine, ddt, eventuali dettagli tecnici.
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