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Fattura elettronica scartata: cosa fare?

fattura elettronica scartata

Il processo di fatturazione elettronica prevede che la fattura emessa, una volta inviata al Sistema di Interscambio, venga inoltrata da quest’ultimo al destinatario finale. Può accadere tuttavia che la fattura non superi i controlli del SdI e, conseguentemente, non venga inviata al destinatario. Cosa fare in caso di fattura elettronica scartata?

 

Ogni volta che il Sistema di Interscambio riceve un file di fattura elettronica o un lotto di fatture elettroniche, provvede ad effettuare una serie di controlli formali sui documenti ricevuti (Provv. n. 89757/2018). Come sappiamo, qualora i controlli abbiano avuto un esito positivo, il Sistema di Interscambio invia una notifica, la ricevuta di consegna (RC), entro 5 giorni dalla ricezione dell’XML e certifica la corretta emissione della fattura elettronica.

Può tuttavia accadere che i controlli non vengano superati; il codice destinatario potrebbe essere inesistente, la fattura elettronica potrebbe non essere stata prodotta nel formato XML 1.2.1 richiesto, il file potrebbe essere privo di un campo obbligatorio o ancora contenere dati fiscali scorretti. I motivi possono essere molteplici, ma la conseguenza resta una: la fattura elettronica viene scartata perché formalmente scorretta. Il soggetto trasmittente riceverà quindi – sempre entro 5 giorni – una notifica di scarto (NS) da parte del Sistema di Interscambio.

 

Fattura elettronica scartata: i controlli del Sistema di Interscambio

Prima di focalizzarsi sul come procedere in caso di fattura elettronica scartata, vale la pena soffermarsi sui controlli che il Sistema di Interscambio effettua sulle fatture elettroniche ricevute.  Questi hanno l’obiettivo di verificare la correttezza del file ricevuto e sono elencati nell’Appendice dell’Allegato A al Provvedimento 89757/2018:

  • nomenclatura ed unicità del file: la fattura viene scartata in caso in cui il nome del file sia non valido (codice: 00001) o duplicato (codice: 00002).
  • dimensioni del file: il file non può superare le dimensioni ammesse (codice: 00003).
  • integrità del documento, se firmato digitalmente: la fattura elettronica ricevuta non deve aver subito modifiche successivamente all’apposizione della firma; se il file non risulta integro, la fattura verrà scartata per firma non valida (codice: 00102).
  • autenticità del certificato di firma, se presente: il Sistema di Interscambio verifica la validità del certificato di firma; la fattura elettronica viene scartata nei casi in cui il certificato risulti scaduto (codice: 00100), revocato (codice: 00101), non affidabile in base a quanto indicato dalle Certifications Authorities (codice: 00104) o non valido (codice: 00107).
  • conformità del formato della fattura: il contenuto del file deve essere rappresentato secondo le regole definite nelle specifiche tecniche del provvedimento 897575/2018. La fattura verrà scartata se – in caso di firma elettronica qualificata – la firma digitale apposta manchi del riferimento temporale (codice: 00103) o se il riferimento temporale della firma digitale apposta non sia coerente (codice: 00105). Ancora, se il file/l’archivio è vuoto o corrotto (codice: 00106), se il file non è conforme al formato (codice: 00200) o se vengono riscontrati più di 50 errori di formato (codice: 002001).
  • coerenza del contenuto degli elementi informativi per come previsto dalle regole tecniche; in caso di mancato rispetto di dette regole, la fattura viene scartata (rimandiamo all’Allegato A per l’elenco completo dei codici e riferimenti).
  • validità del contenuto: il Sistema di Interscambio deve accertarsi che i dati necessari al corretto inoltro della fattura al destinatario siano presenti e validi e e prevenire situazioni di dati errati e/o non elaborabili. Viene quindi verificata l’esistenza del codice destinatario se diverso dal valore di default (“0000000”), la registrazione della partita IVA del cessionario/committente, la validità dei codici fiscali e delle partite IVA. Laddove anche uno solo di questi controlli non dovesse essere superato, il documento viene rifiutato; per i codici e descrizioni rimandiamo all’allegato.
  • unicità della fattura: per impedire l’inoltro di una fattura già trasmessa, il Sistema di Interscambio verifica che i dati relativi all’identificativo del cedente/prestatore, l’anno della data di emissione della fattura e il numero della stessa non coincidano con quelli di una fattura precedentemente trasmessa e per la quale non sia stata inviata al soggetto trasmittente una ricevuta di scarto. In caso contrario, il documento viene rifiutato per fattura duplicata (codice: 00404) o fattura duplicata nel lotto (codice: 00409), fatto salvo il caso in cui il file trasmesso sia una nota di credito (TipoDocumento = TD04 per le fatture ordinarie o TD08 per le fatture semplificate). In questo caso la verifica tiene conto anche della tipologia di documento; è quindi ammessa la presenza di due documenti aventi gli stessi dati sopra indicati qualora uno dei due sia di tipo TD04 per le fatture ordinarie o TD08 per le fatture semplificate.
  • recapitabilità della fattura

 

Fattura elettronica scartata: codici errore

Notifica di scarto fattura elettronica: cosa fare?

Qualunque sia il motivo dello scarto, ricordiamo che una fattura scartata deve considerarsi come non emessa. Come procedere in questi casi?

Per rispondere, riprendiamo la Circolare n. 13/E/2018 dell’Agenzia delle Entrate che fornisce una risposta più che esauriente al riguardo. Al punto 1.6 Modalità di inoltro di una fattura scartata indica infatti tre differenti possibilità per procedere.

La prima opzione, considerata preferibile dalla stessa Agenzia delle Entrate è quella di procedere, entro i 5 giorni dalla ricezione della notifica di scarto, ad un nuovo invio della fattura al Sistema di Interscambio mantenendo la data e il numero del documento originario scartato.

Può tuttavia accadere che questa prima opzione, pur preferibile, non possa essere perseguita. In questi casi l’Agenzia delle Entrate offre altre due possibilità, alternative tra loro.

Partiamo dalla prima. Questa prevede l’emissione da parte del contribuente di una nuova fattura che abbia un nuovo numero e data coerenti con gli altri documenti emessi nel tempo trascorso dal primo inoltro al Sistema di Interscambio. Dovrà inoltre risultare evidente il collegamento alla fattura scartata.

La seconda opzione, come quella precedente, richiede comunque l’emissione da parte del contribuente di una nuova fattura, ma “ricorrendo ad una specifica numerazione che, nel rispetto della sua progressività, faccia emergere che si tratta di un documento rettificativo del precedente, variamente viziato e scartato dal Sistema di interscambio”. In questo caso dunque verrà assegnata alla fattura una numerazione dedicata, che palesi il legame con la fattura scartata e renda quindi evidente che si tratti di una rettifica a seguito dello scarto di fattura.

 

Per approfondire:

Leggi anche: Qual è il termine di conservazione dei documenti fiscali

Leggi anche: Dalla e-fattura al ciclo dell’ordine: verso la dematerializzazione

Leggi anche: Come conservare le fatture elettroniche?


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11 comments on “

Fattura elettronica scartata: cosa fare?

Buongiorno,
ho il caso di diversi documenti “scartati” che ho provveduto a correggere e ri-inviare ma nella sezione di AGYO scartati rimangono validi.
Come mai?
il documento “scartato” riporta anche il documento correttamente emesso ma rimane memorizzato lo scarto.
Grazie mille

Fattura Facile Post author

Buongiorno Valentina,

trattandosi di una questione specifica del software che utilizza e non di un problema generale, non siamo in grado di aiutarla; le consigliamo di contattare direttamente il fornitore per approfondire.

Grazie per il suo contributo.

Il Team Fattura Facile

Scusate ma non mi è chiaro il primo caso:l’emissione da parte del contribuente di una nuova fattura che abbia un nuovo numero e data coerenti con gli altri documenti emessi nel tempo trascorso dal primo inoltro al Sistema di Interscambio. Dovrà inoltre risultare evidente il collegamento alla fattura scartata.
In che modo posso far risultare evidente il collegamento alla fattura scartata se emetto una nuova fattura con nuovo numero e nuova data?
Grazie

Fattura Facile Post author

Gentile Caterina, grazie per la sua domanda, peraltro molto interessante.
Il caso cui fa riferimento è riportato nella Circolare 13 E alla sezione “1.6 Modalità di inoltro di una fattura scartata” nel quale si precisa:

“Qualora l’emissione del documento con medesimo numero e data non sia possibile, i citati principi, ferma la necessità di procedere alla corretta liquidazione dell’imposta in ragione dell’operazione effettuata, impongono alternativamente: a) l’emissione di una fattura con nuovo numero e data (coerenti con gli ulteriori documenti emessi nel tempo trascorso dal primo inoltro tramite SdI), per la quale risulti un collegamento alla precedente fattura scartata da Sdi e successivamente stornata con variazione contabile interna onde rendere comunque evidente la tempestività della fattura stessa rispetto all’operazione che documenta”.

Quindi, la nuova fattura prodotta, che chiameremo documento C, dovrà avere al suo interno “un collegamento alla precedente fattura scartata da Sdi e successivamente stornata”, ovvero dovranno essere riportati i dati della fattura scartata da SdI (documento A) e quelli relativi alla nota di credito (documento B) che è servita a stornare l’errore.

Questi riferimenti potranno essere inseriti all’interno di uno dei campi liberi del tracciato Xml (es. causale) o nel tag 2.1.6 .

Ovviamente nuovo numero e data dovranno essere coerenti con i nuovi documenti emessi nel tempo trascorso, come riportato nella circolare.

Il team Fattura Facile

scusate ma per fattura scartata si intende fattura non emessa per l’Agenzia quindi l’eventuale nota credito di cui parlate nella precedente risposta e’ sempre intesa come una rettifica contabile interna dove si storna la fattura mai giunta allo sdI ??? cioe ‘ non vado a emettere e inviare una nota credito di una fattura che per l’Agenzia no esiste . e poi si procede alla fattura con altro numero e altra data ? Purtroppo questo scarto e’ avvenuto con fatture datate agosto e purtroppo solo al ns rientro ho potuto costatare lo scarto …… troppo tardi per poter intervenire nei termini .

Fattura Facile Post author

Buongiorno Stefania,

La notifica di scarto è rilasciata nel momento in cui sorgono problematiche nella compilazione formale dell’XML. È possibile risolvere gli eventuali errori segnalati dal SdI con due modalità: nel primo, correggere entro cinque giorni dalla notifica di scarto gli eventuali errori, mantenendo così per la fattura in oggetto stesso numero e stessa data. Nel secondo, stornare l’errore attraverso una nota di variazione interna, che non deve essere inviata al SdI e, di seguito, produrre una nuova fattura con nuovo numera e data. Quest’ultima, ovviamente, dovrà essere inviata al SdI per procedere all’emissione.

Grazie per la tua domanda,
Saluti
Il team Fattura Facile

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