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Novità e spunti interessanti su Fatturazione elettronica e Innovazione digitale

Fatturazione elettronica b2b: FAQ

Fatturazione elettronica faq

Direttamente dal nostro ultimo webinar “Fatturazione elettronica obbligatoria da Luglio 2018: sicuri che non vi riguardi?” la seconda parte delle domande fatte dai partecipanti con le nostre risposte.

 

La legge di Bilancio 2018 ha esteso l’obbligo di fatturazione elettronica anche alle persone fisiche?

Sì.

 

Come si farà a emettere una fattura nei confronti di un soggetto che non ha la partita Iva ma solo il codice fiscale?

Esattamente come oggi: al posto della PIVA verrà indicato il CF del cliente. A quest’ultimo sarà possibile rilasciare una copia analogica (cartacea) della fattura mentre il documento fiscalmente rilevante prodotto in formato XML dovrà essere inviato allo Sistema di Interscambio inserendo come destinatario il recapito che verrà fornito dall’Agenzia delle Entrate.

In questo modo l’Agenzia delle Entrate riceverà i dati della fattura e il soggetto che necessiterà di detrarre i costi potrà farlo.

 

Il servizio Indicom permette di trasformare i formati XML ricevuti dai fornitori in PDF per la consultazione?

Si. Il portale di Indicom metterà a disposizione del cliente non solo gli XML ricevuti ma anche e soprattutto la loro visualizzazione in forma leggibile”. La versione PDF potrà quindi essere oggetto di estrazione dei dati per coloro, ad esempio, che vogliano automatizzare il processo contabile tramite OCR oppure per coloro che ancora utilizzano il cartaceo e avessero il desiderio di stampare la fattura (fermo restando che la copia così prodotta non ha nessun valore fiscale).

 

Se invio al Sistema di Interscambio le fatture emesse verso l’estero in formato XML, devono essere “marcate” in qualche modo per fare in modo che l’Agenzia delle Entrate le recepisca appunto come fatture estere?

No, non è necessario. Il processo di fatturazione verso un soggetto estero in entrata o in uscita prevede però un accordo preliminare tra le parti.

 

Nel caso di attività che non prevede la detraibilità dell’IVA (professionisti) è previsto l’obbligo di ricevere una fattura elettronica per scaricare il costo dal reddito?

L’emissione della fattura elettronica è obbligatorio in tutti i casi in cui, come adesso, la transazione commerciale deve essere giustifica attraverso l’emissione di una fattura.

 

Nel caso degli impianti di carburante quale disposizione di legge prevede che la fattura debba essere inviata telematicamente entro la giornata?

Il momento di emissione della fattura è regolato dagli artt. 6 e 21 del DPR IVA n. 633/1972: art. 6. Le cessioni di beni si considerano effettuate nel momento della stipulazione se riguardano beni immobili e nel momento della consegna o spedizione se riguardano beni mobili.

 

Il codice destinatario sarà un codice assegnato alla società o un codice dell’intermediario?

La scelta dipende dall’organizzazione, non c’è alcun obbligo di passare attraverso un intermediario. Tuttavia, per chi deciderà di attivarsi direttamente senza il supporto di un intermediario l’impatto sarà più sostenuto e comporterà maggiori modifiche ai processi organizzativi attuali.

In ogni caso, tutte le istruzioni sono disponibili sul sito di Sogei. Sarà poi necessario decidere se dotarsi di un canale FTP, utilizzare i web services o sfruttare la PEC, che però risulta scomoda nel caso di un elevato flusso di fatture. Invece per chi deciderà di affidarsi ad un intermediario come Indicom ci sarà la possibilità di lasciare immutato il processo di fatturazione attiva per concentrarsi sulla gestione del ciclo passivo sfruttando i vantaggi della ricezione di un XML.

 

I messaggi di ritorno accettazione o rifiuto sono obbligatori?

No, non è obbligatorio rendere l’esito per l’accettazione; in assenza di esito, il Sistema di Interscambio, dopo quindici giorni dalla consegna della fattura, produrrà per entrambi i soggetti una notifica di decorrenza dei termini. A quel punto qualsiasi problema dovrà essere gestito con metodi tradizionali (vale a dire, ad esempio, con una telefonata tra le parti). La notifica d’esito va vista come un’opportunità per rendere più efficienti le comunicazioni con i propri fornitori.

 

A chi deve essere intestata la fattura nel caso di rifornimento pagato dal dipendente?

Fattura e pagamento devono essere legati tra loro quindi la fattura deve essere intestata all’azienda; nel caso di fattura intestata al dipendente questa potrà rientrare nella nota spese ma non potrà essere utilizzata per la detrazione dell’Iva.

 

Se faccio rifornimento di gasolio o benzina all’estero (Europa) come si procede?

La scheda carburante riguarda solo l’Italia; per quanto riguarda l’estero probabilmente sarà possibile richiedere una normale fattura cartacea o in pdf. Siamo comunque in attesa di maggiori informazioni da parte dell’AdE.

 

Indicom opera su molti gestionali?

Sì, Indicom opera e dialoga con molti gestionali perché da molti anni si occupa di ciclo passivo.

 

L’Agenzia delle Entrate non tiene conto delle fatture “scartate”: con questo si intendono le NS o anche le EC02?

Solo le EC02. Le NS non sono considerate fatture emesse.

 

Se un cliente ESTERO persona fisica mi richiede fattura devo produrla in XML o cartacea/PDF?

Solo cartacea o pdf. Lo scambio della fattura in formato XMl tramite il SdI non è un obbligo ma è sicuramente possibile, previo accordo tra le parti.

 

Occorre tenere registri IVA distinti tra fatture Italia e fatture CEE e fatture EXTRACEE?

Non è obbligatorio tenere i registri IVA distinti, dipende se si desidera gestire o meno la conservazione di tutte le proprie fatture, attive o passive, o se limitarla alle sole fatture elettroniche. Se si desidera conservare a norma tutte le fatture, sia attive che passive, allora sarà possibile formare un unico archivio misto, con XML e PDF. Se,  al contrario, si volesse continuare ad archiviare le proprie fatture estere in modo allora bisognerà istituire un sezionale dedicato in modo da poter portare in conservazione le sole fatture elettroniche (XML) soggette all’obbligo di conservazione a norma.

 

Nell’ambito della norma rientrano anche i rappresentanti fiscali ai fini iva di soggetti esteri?

Assolutamente sì: sono oggetto della normativa non solo le società che risiedono sul territorio italiano ma anche le società rappresentate fiscalmente (con stabile organizzazione o rappresentante fiscale sul suolo italiano).

 

Un’organizzazione pubblica che è una SpA, va considerata come ente pubblico o no?

Le società quotate o SPA che sono considerate pubblica amministrazione sono inserite nell’indice della Pubblica Amministrazione (indice PA), disponibile on line per la consultazione.

 

Ho un dubbio in ordine al documento che andrò a registrare in contabilità in occasione del rifornimento di carburante: sarò obbligato a gestire il file xml o comunque riceverò in mano un pdf?

Potresti ricevere anche una copia cartacea direttamente dal distributore, Fermo restando che il documento rilevante ai fini fiscali sarà l’XML ricevuto dal Sistema di Interscambio. La fattura in formato XML dovrà essere portata in conservazione.

 

È possibile creare una riconciliazione tra fornitore e cliente in modo che la fattura, una volta ricevuta e inserita automaticamente nei sistemi, possa essere registrata automaticamente?

Assolutamente sì.

 

Nel caso erroneamente non si faccia la fattura in formato elettronico ma la si faccia PDF, a quanto ammontano le sanzioni?

In questo caso si applicano le sanzioni previste dall’articolo 6 del decreto legislativo 18 dicembre 1997, n. 471: dal 90% al 100% dell’IVA, per ogni fattura

 

Coloro che appartengono al regime dei minimi non emettono fatture elettroniche e di conseguenza non possono neanche riceverle?

Gli appartenenti a questa categoria non sono obbligati all’emissione ma potranno dover ricevere fatture in formato elettronico. Dipenderà dalla natura dell’emittente

 

Fatturazione elettronica: cosa succederà nel caso delle vendite web?

Anche queste andranno regolate tramite l’emissione di fattura elettronica in formato XML.

 

Per ricevere la fattura elettronica del “benzinaio” a quale portale gratuito mi posso appoggiare? 

L’AdE mette a disposizione un servizio gratuito esclusivamente per l’emissione della fattura, non per la ricezione. Sarà possibile ricevere le fatture o tramite un canale PEC o attraverso il portale di un intermediario come Indicom.

Al benzinaio dovranno essere comunicati o l’indirizzo PEC o il codice destinatario dell’intermediario, a seconda della modalità di ricezione scelta. Le fatture ricevute dovranno essere conservate digitalmente.Per maggiori informazioni, leggi il nostro articolo Fatturazione elettronica: addio alla scheda carburante e stop all’uso dei contanti.

 

Considerando che l’emissione della fattura deve essere effettuata entro il mese di consegna della merce e spesso non si riesce a spedire le fatture entro tale data, è possibile inviare la fattura datata fine mese e spedita qualche giorno dopo?

È sconsigliabile.

 

Nel caso in cui scegliessimo il servizio di fatturazione elettronica di Indicom, utilizzeremo il codice destinatario di Indicom?

Sì, se vi affidate ad Indicom a quel punto potrete comunicare ai vostri fornitori il codice di Indicom. Indicom riceverà le vostre fatture XML e le trasformerà in un formato leggibile e gestibile per voi.

 

Per quanto riguarda il pagamento di carburante, sarà possibile utilizzare carte prepagate intestate al dipendente ma contabilizzata sul conto aziendale?

È importante che il conto corrente sia intestato all’azienda destinataria della fattura.

 

E’ corretto dire che le fatture italia e CEE vanno presentate e conservate in forma elettronica, mentre le fatture extra CEE no?

Anche per le fatture Intra CEE non c’è l’obbligo di fatturazione elettronica. Di conseguenza, anche quest’ultime potranno continuare ad essere gestite nei formati tradizionali

 

Il codice destinatario dovrà essere comunicato ad ogni distributore?

Sì.

 

Nel caso di fattura elettronica scartata dopo 15 giorni dalla ricezione, sarà possibile emettere la nuova fattura elettronica con lo stesso numero attraverso il SdI oppure dovrà essere stornata e riemessa con numero diverso?

No, decorsi 15 giorni dalla ricezione della fattura senza che questa sia stata rifiutata attraverso lo SdI, le operazioni di storno dovranno essere attuate attraverso la produzione di una NC e di una successiva nuova fattura.

 

Rispetto alla conservazione delle fatture elettroniche, sarà sufficiente destinare uno spazio nella casella PEC? Per quanto tempo bisognerà conservarle?

Per conservare digitalmente le fatture elettroniche non è sufficiente mantenere l’archivio PEC sui propri server ma è obbligatorio procedere al versamento dei file all’interno di un sistema di conservazione a norma secondo quanto previsto dal DPCM del 03.12.2013 e dal DMEF del 17.06.2014.

Indicom è Conservatore Accreditato AgID: scopri il nostro servizio di conservazione digitale a norma.

 

Qualora il fornitore debba apporre informazioni aggiuntive (per esempio per procedure aziendali) è possibile aggiungere campi sull’XML?

No, il tracciato XML non può essere modificato. È però sempre possibile allegare al suo interno un file anche in formato PDF.

 

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Leggi anche: Inviare e ricevere fatture elettroniche: domande & risposte

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2 comments on “Fatturazione elettronica b2b: FAQ

una società estera comunitaria ha l’obbligo di pagare con carta di credito per ottenere la fattura? o è possibile pagare per contanti?

Fattura Facile Post author

Ciao Matteo,

il soggetto estero non ha nessun obbligo. Grazie per il tuo contributo!

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