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Fattura elettronica B2B: come inviare fatture elettroniche ai Clienti?

Fatture elettroniche ai Clienti

Dal 9 gennaio 2017 è ufficialmente possibile inviare e ricevere fatture elettroniche tra privati attraverso il Sistema di Interscambio, come previsto dal D.lgs 127/2015.

Il formato FatturaPA, utilizzato per trasmettere fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione, è stato infatti adeguato per consentire l’invio e la ricezione di documenti in formato XML versione 1.2 anche tra soggetti privati.

La fatturazione elettronica, introdotta in Italia il 6 giugno 2014 come obbligo per i fornitori degli Enti Pubblici, oggi invece rappresenta una grande opportunità per il sistema imprese del Paese: l’opportunità di mettere a fattor comune la gestione aziendale con le nuove risorse e tecnologie proprie della digital trasformation, sfruttando la dematerializzazione.

Dal punto di vista delle relazioni business to business la fatturazione elettronica tra privati rappresenta il primo importante passo per dematerializzare l’intero ciclo dell’ordine e innovare la filiera attraverso una gestione elettronica dei documenti.

Leggi anche: Fatturazione elettronica tra privati: alla scoperta del nuovo tracciato fattura B2B

 

Se pensiamo che in Italia, nonostante la pervasività e l’utilizzo sempre più frequente di tecnologie mobile e servizi in cloud, la maggior parte delle relazioni di business è gestita ancora in modalità tradizionale cartacea, ci rendiamo conto di quanto la fatturazione elettronica tra privati rappresenti un’occasione fondamentale per normalizzare l’immensa eterogeneità di informazioni che le aziende devono gestire impiegando eccessivo tempo e risorse.

Dalla registrazione alla verifica fino all’archiviazione del documento cartaceo si configura infatti una gestione dispersiva, non integrata e poco funzionale alla necessità di essere sempre più efficienti, leggeri nei costi e flessibili per competere e innovare i propri servizi e/o prodotti.

Pensando alla fattura elettronica non semplicemente come documento fiscale, ma come momento organizzativo, è quindi chiaro che inviare e ricevere fatture elettroniche creerà vantaggi che impattano direttamente sul processo amministrativo e contabile oltre che sull’organizzazione deputata a governarlo.

Inviare fatture elettroniche ai Clienti permetterà:

  • L’eliminazione del tempo speso per il data entry delle fatture attive e per la loro verifica
  • Certezza nella data di emissione della fattura, della trasmissione e della sua ricezione
  • La conservazione a norma e conseguente superamento dell’archiviazione cartacea delle fatture
  • L’ottimizzazione della gestione finanziaria e delle risorse dedicate al processo amministrativo

Inoltre non dimentichiamo che inviare fatture elettroniche ai Clienti e riceverle dai fornitori attraverso il Sistema di Interscambio consentirà alle imprese di evitare il nuovo Spesometro trimestrale (D.lgs 193/2016).

Infatti adottando un processo di fatturazione elettronica tra privati l’Agenzia delle Entrate acquisirà automaticamente tutti i dati delle fatture emesse/ricevute e delle relative variazioni. Se questo viene fatto esercitando preventivamente nei tempi stabiliti l’opzione per il regime premiale introdotta dal D.lgs 127/2015, ai vantaggi organizzativi si aggiungeranno le semplificazioni fiscali introdotte dal decreto in oggetto.

Leggi anche: Fatturazione elettronic e invio telematico dei dati: quali differenze? 

 

Come inviare fatture elettroniche ai Clienti attraverso il Sistema di Interscambio?

La fatture elettroniche devono essere prodotte nel formato XML conforme alle “Specifiche operative del formato della fattura del Sistema di Interscambio” ( v 1.2 del 10 novembre 2016) e il file della fattura elettronica può essere:

  • Un file per singola fattura
  • Un file contenente un lotto di fatture
  • Un file compresso. Zip

Nel caso in cui l’impresa non sia in grado di produrre autonomamente le fatture elettroniche nel formato XML v.1.2 può rivolgersi ad un intermediario abilitato per la creazione del file conforme al formato specifico.

Indicom è in grado di gestire qualsiasi tipo di formato in ingresso per generare fatture elettroniche.

La fattura elettronica XML potrà essere creata a partire dall’estrazione dei dati dal gestionale aziendale, dal file fattura originale caricato sul portale web dedicato oppure dai dati compilati manualmente dall’impresa emittente sull’interfaccia web che Indicom mette a disposizione.

Una volta creata, la fattura elettronica andrà firmata digitalmente. Anche in questo caso, qualora l’impresa non disponesse di un certificato di firma digitale, Indicom firmerà digitalmente le fatture elettroniche “in nome e per conto” del soggetto emittente.

Le fatture elettroniche create e firmate digitalmente verranno inoltrate tramite il Sistema di Interscambio al Cliente destinatario della fattura, identificato da un codice destinatario di 7 caratteri.

Qualora il Cliente non fosse dotato di codice destinatario riceverà la fattura elettronica nella casella PEC: sarà sufficiente valorizzare il campo <Codice Destinario> con 0000000 e il campo PEC con la PEC del destinatario della fattura.

Come avviene per la fatturazione elettronica alla PA il Sistema di Interscambio restituirà delle notifiche in seguito ai controlli formali effettuati sul documento, così come il Cliente restituirà notifiche di ricezione e accettazione/rifiuto della fattura elettronica ricevuta.

Il portale di fatturazione elettronica di Indicom consente di inviare fatture elettroniche ai propri Clienti e monitorare in ogni istante lo stato d’avanzamento dei documenti, gestendo le notifiche ad essi collegate.

Le fatture elettroniche inviate dovranno essere conservate digitalmente a norma per 10 anni: anche in questo caso conviene affidarsi ad un partner certificato e specializzato nella dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti.

Indicom eDocument Care è Conservatore Accreditato AgID, a garanzia della qualità dei servizi erogati e soprattutto dell’affidabilità della struttura tecnologica e organizzativa.

Naturalmente pensando al processo di fatturazione attiva e passiva, l’impatto più interessante della fatturazione elettronica sarà relativo alla gestione delle fatture fornitori, la cui registrazione potrà essere automatizzata con enormi vantaggi in termini di efficienza e costi.

Come ricevere e gestire fatture elettroniche da parte dei vostri fornitori? Ne parleremo nel prossimo articolo!

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A presto

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