Sempre più Clienti ci chiedono una soluzione per ridurre i tempi di registrazione manuale delle fatture fornitori da parte del personale amministrativo e ottimizzare il processo. Perché?
• Perché rappresenta un’attività a basso valore aggiunto.
• Perché vorrebbero allocare le proprie risorse su attività maggiormente strategiche.
• Perché vorrebbero trasformare i costi fissi in costi variabili.
• Perché vorrebbero meno rischi e più flessibilità amministrativa.
• Perché vogliono essere innovativi tanto nello sviluppo di nuovi prodotti e servizi quanto nei processi documentali di business.
Da sempre attenti alle esigenze dei nostri Clienti, abbiamo voluto rispondere efficacemente a questi bisogni capitalizzando la nostra pluriennale esperienza amministrativa e unendola a soluzioni evolute di riconoscimento ottico e data management, per dare vita al servizio di gestione delle fatture fornitori in full outsourcing.
Numerose aziende leader nei rispettivi mercati si sono affidate a noi raggiungendo elevati livelli di efficienza nelle attività amministrative e contabili e adottando un approccio di data management innovativo ed in linea con l’evoluzione del mercato in chiave digitale.
Indicom consente ai Clienti di trasmettere le proprie fatture fornitori attraverso più canali garantendo totale flessibilità nella trasmissione dei documenti, nell’ottica di garantire una maggiore efficienza ad ogni singola fase del processo a partire dalla presa in carico del documento.
L’estrazione dei dati dalle fatture fornitori avviene attraverso tecnologie di riconoscimento ottico avanzato in grado di garantire elevati livelli di accuratezza, a cui viene associata una fase di validazione del dato da parte di risorse specializzate ed in costante aggiornamento sulla normativa di riferimento.
Le anomalie riscontrate in fase di validazione vengono tempestivamente segnalate e i dati estratti sono trasmessi al sistema ERP del Cliente, che può così attribuire il protocollo IVA a ciascun documento e restituire il file dei protocolli IVA assegnati a Indicom per conservare digitalmente a norma i documenti.
Le immagini dei documenti gestiti vengono rese disponibili online sul portale Indicom nello stesso giorno della trasmissione delle fatture e tutte le fatture fornitori trasmesse sono conservate digitalmente a norma per 10 anni sul sistema Indicom.
Il processo di Conservazione Digitale a Norma assicura l’eliminazione delle inefficienze legate alla gestione cartacea e la possibilità di esibire a norma i documenti fiscalmente rilevanti, in caso di verifica fiscale, semplicemente accendendo ad un portale online dedicato.
Il risparmio derivante dall’adozione di un approccio così innovativo? Dall’analisi dei processi delle aziende nostre Clienti abbiamo stimato che possa arrivare fino all’80% del costo di gestione della singola fattura.
Se oltre a questo consideriamo tutti i vantaggi garantiti dalla dematerializzazione dei processi documentali di business, affidare i processi a basso valore aggiunto in outsourcing ad un partner specializzato appare indiscutibilmente come la chiave per il miglioramento delle performance aziendali ed il conseguimento di una maggiore competitività.
Tutti i dettagli e le fasi del servizio di gestione delle fatture fornitori sono consultabili nella scheda dedicata.