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Inviare e ricevere le fatture elettroniche: domande & risposte

Inviare e ricevere le fatture elettroniche

Da Luglio molti soggetti saranno obbligati ad inviare e ricevere le fatture in formato elettronico. Direttamente dal nostro ultimo webinar “Fatturazione elettronica obbligatoria da Luglio 2018: sicuri che non vi riguardi?” tutte le domande dei partecipanti e le risposte fornite durante la sessione online.

 

Ricevere le fatture in modalità diverse da quelle previste da Sogei è una responsabilità non solo di chi emette la fattura ma anche di chi la riceve?

Assolutamente sì. A partire da gennaio tutte le fatture ricevute in formato diverso dall’XML previsto dalla normativa, seppur valide da un punto di vista fiscale, non potranno essere considerate “emesse” (art. 6 DL n. 471 del 18 dicembre 1997). In questo si dovrà richiedere al fornitore l’emissione della fattura con le modalità previste dalla Legge e, qualora questo non avvenga entro il 4° mese dalla data della fattura, si dovrà necessariamente giustificare la spesa mediante auto fattura, che dovrà quindi essere emessa e trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio per conto del fornitore. Ovviamente il rifiuto, la notifica e la richiesta di produzione della fattura corretta dovranno essere comunicate al fornitore preferibilmente per iscritto.

 

Come si potranno ricevere le fatture elettroniche? Sarà possibile scaricarle dal portale del Sistema di Interscambio?

No, non sarà possibile scaricarle mediante il Sistema di Interscambio perché esso ricopre esclusivamente il ruolo di postino. Per i soggetti di piccole dimensioni l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione degli strumenti che risolvono il problema lato attivo, poiché riguardano la sola produzione, emissione e invio della fattura.

Per quanto riguarda il lato passivo invece, non esiste in questo momento alcuno strumento messo a disposizione. Di conseguenza gli unici 2 modi per ricevere le fatture sono i seguenti:

  1. Farsi rilasciare dal Sistema di Interscambio un codice destinatario (ciò implica la necessità di accreditarsi al Sistema di Interscambio)
  2. Fornire ai propri fornitori un indirizzo PEC attraverso cui ricevere le fatture.

Per coloro che sceglieranno il servizio di Indicom, sarà possibile dare ai propri fornitori il codice destinatario di Indicom; in questo modo sarà Indicom a ricevere tutte le fatture passive.

 

Perché bisogna fornire il codice destinatario ai propri fornitori anziché direttamente al Sistema di Interscambio?

Perché il Sistema di Interscambio ricopre solo il ruolo di “postino”. Il codice destinatario è l’identificativo del soggetto che dovrà ricevere le fatture passive e va necessariamente comunicato al fornitore il quale, a sua volta, dovrà inserirlo all’interno dell’XML prima di trasmettere la fattura al Sistema di Interscambio.  In alternativa al codice destinatario è possibile inserire un indirizzo PEC; in questo caso il Sistema di Interscambio non farà altro che trasmetterà la fattura a quell’indirizzo.

 

Per ricevere le fatture i clienti B2B devono registrarsi? Avranno un codice identificativo?

Sì; se intendono ricevere le fatture direttamente dovranno richiedere al SdI il rilascio di un codice destinatario e accreditare un canale FTP o Web Service per la ricezione delle fatture.

In alternativa potranno ricevere le fatture tramite PEC. Questa modalità di ricezione implica che i messaggi dovranno essere spacchettati per l’estrazione delle fatture che, essendo in formato XML, dovranno essere manipolate per poter essere gestite dal proprio sistema contabile.

Dovranno inoltre attrezzarsi per produrre le notifiche di accettazione/rifiuto da inoltrare al Sistema di Interscambio. La comunicazione con il Sistema di Interscambio può avvenire attraverso la stessa identica casella PEC.

 

Con il servizio offerto da Indicom sarà possibile inviare tutte le fatture (italiane e non)?

E’ possibile far pervenire ad Indicom le proprie fatture attive in diversi formati; sarà poi il nostro sistema a discriminare le fatture italiane da quelle estere e, esclusivamente per le prime, a produrre la fattura in formato XML da veicolare al Sistema di Interscambio; per quelle estere si potrà, ad esempio, attivare un servizio di postalizzazione tradizionale.

 

L’invio della fattura ai clienti avviene unicamente a mezzo PEC?

No, la PEC non rappresenta l’unico mezzo per l’invio delle fatture ai Clienti. La PEC infatti è uno strumento per comunicare direttamente con il Sistema di Interscambio. In alternativa, è possibile utilizzare altri canali, FTP o WebService, sia direttamente sia attraverso l’utilizzo di un intermediario con indicom.

 

Come trasmettere le fatture nei formati previsti dall’UE?

La trasmissione avverrà sempre attraverso al Sistema di Interscambio che, a partire da aprile 2019 dovrà essere pronto a recepire le fatture nel formato XML europeo

 

Come funziona il flusso delle bolle doganali?

Gli scambi commerciali che prevedono la formazione di Bollette Doganali non dovranno essere veicolati attraverso il Sistema di Interscambio né sotto forma di fattura né mediante il file dati fattura. Infatti i dati delle transazioni doganali verranno invitati direttamente dall’Agenzia delle Dogane all’Agenzia delle Entrate. Ovviamente i documenti dovranno essere registrati in contabilità.

 

Chi sceglierà di fornire il codice destinatario di Indicom avrà a disposizione degli strumenti per eventualmente rifiutare la fattura? Come rifiutare le fatture elettroniche via PEC?

Indicom mette a disposizione del Cliente un portale per la gestione delle fatture passive ricevute: attraverso questo strumento sarà possibile non solo visualizzare le fatture e scaricarle in forma “umana” (ad esempio in PDF per procedere alla contabilizzazione in modo tradizionale) ma anche produrre le notifiche di accettazione e/o rifiuto verso i propri fornitori. Il Cliente potrà quindi inviare una notifica di rifiuto al fornitore, specificando anche i motivi del rifiuto agevolando la produzione del documento di rettifica.

 

Luglio è vicino e tu devi attivare al più presto un servizio di fatturazione elettronica?  Contattaci per scoprire di più sul nostro servizio di fatturazione elettronica.

 

Leggi anche: Fatturazione elettronica obbligatoria dal luglio 2018: addio alla scheda carburante e stop all’uso dei contanti

 

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