Cos’è il Manuale della Conservazione? I documenti conservati a norma possono essere dematerializzati? Per la nostra rubrica “Appuntamento con l’esperto”, anche questa settimana risponderemo a queste e ad altre domande sulla conservazione digitale a norma.
Cos’è il Manuale della Conservazione? E cosa contiene?
Il Manuale della Conservazione è un documento informatico all’interno del quale è possibile trovare l’organizzazione del processo di Conservazione digitale a Norma, i soggetti che ne sono coinvolti e i ruoli da costoro ricoperti, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, delle architetture e delle infrastrutture in uso, le misure di sicurezza e tutte le altre informazioni utili alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di Conservazione.
Il Manuale della Conservazione è obbligatorio?
Sì, è obbligatorio per la conservazione digitale dei documenti informatici. A predisporlo è il Responsabile della Conservazione, che deve curarne anche l’aggiornamento periodico.
Nell’ambito del Manuale della Conservazione, cosa sono il Pacchetto di Versamento e il Pacchetto di Archiviazione e in cosa si differenziano?
L’articolo 4 del D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 distingue i Pacchetti di Versamento dai Pacchetti di Archiviazione. I Pacchetti di Versamento sono i pacchetti informativi comprensivi degli oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche oppure anche solo metadati) che vengono inviati dal Produttore al Sistema di Conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel Manuale della Conservazione. Una volta che i Pacchetti di Versamento vengono elaborati dal Sistema di Conservazione si originano i Pacchetti di Archiviazione mediante i quali il Sistema conserva i dati. Questi ultimi rappresentano dunque la trasformazione di uno o più Pacchetti di Versamento e sono definiti secondo le specifiche previste dal D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 e le modalità riportate nel Manuale della Conservazione.
Dopo aver effettuato il procedimento di conservazione sostitutiva il documento analogico può essere dematerializzato?
La distruzione del documento cartaceo può avvenire solo una volta ultimato il processo di Conservazione quindi normalmente con l’apposizione della marca temporale e della firma digitale da parte del Responsabile della Conservazione.
Quale deve essere il luogo di Conservazione a Norma dei documenti?
Il luogo di Conservazione a norma dei documenti deve essere necessariamente identificato nel luogo di giacenza fisica dei server, dove è memorizzato anche l’archivio informatico.
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