Fissato per l’11 ottobre il termine entro il quale le Pubbliche Amministazioni ( e non solo) saranno chiamate ad adeguarsi alle nuove Regole Tecniche di gestione documentale. Un nuovo passo in avanti verso una PA digitale.
Il DPCM 3 dicembre 2013, contenente le Regole tecniche in materia di protocollo informatico, ha fissato all’11 ottobre una tappa importante del percorso verso una PA digitale. L’obbligo del protocollo informatico richiederà agli enti un adeguamento dal punto di vista tecnologico e organizzativo, ad essere coinvolte non saranno soltanto le PA in senso stretto, ma anche :
- Organi centrali dello Stato
- Enti pubblici non economici (anche locali)
- Regioni, Province, Comuni
- Aziende ed enti del servizio sanitario nazionale
- Comunità Montane e relativi consorzi e associazioni
- Aziende e amministrazioni statali ad ordinamento autonomo
- Scuole di ogni ordine e grado, istituzioni educative e Università
- Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e relative associazioni
Si tratta quindi di PA ma anche di società interamente partecipate da enti pubblici o aventi un capitale pubblico prevalente, cioè tutte quelle società che risultano inserite nel conto economico consolidato della Pubblica Amministrazione. Questi risultano gli stessi soggetti che saranno in futuro coinvolti anche dal Codice dell’Amministrazione Digitale.
Oltre alla implementazione del Protocollo Informatico per la gestione dei documenti informatici le Regole tecniche richiedono due ulteriori adempimenti:
Nomina del Responsabile della gestione dei documenti.
In base alle Regole tecniche le amministrazioni dovranno nominare un Responsabile della gestione documentale per ogni area e dovranno inoltre nominare obbligatoriamente un vicario per i casi di assenza o impedimento. Il Responsabile dovrà essere in possesso delle adeguate competenze in campo archivistico e costituirà una figura fondamentale nel processo di dematerializzazione. Tra i suoi compiti ci sarà quello di adeguare il protocollo informatico alle nuove regole tecniche, tra le disposizioni più significative troviamo, per esempio, l’art. 7, comma 5, in base al quale il registro giornaliero di protocollo deve essere “trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto”).
Predisposizione del Manuale di gestione documentale.
Il Responsabile della gestione deve occuparsi di predisporre una bozza del Manuale di gestione documentale, di cui una parte è costituita dal piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso e conservazione dei documenti informatici. Questo dovrà essere realizzato in collaborazione con il responsabile della conservazione, con il responsabile dei sistemi informativi e con il responsabile per il trattamento dei dati personali. Il Manuale può essere considerato il più importante documento organizzativo della pubblica amministrazione digitale e al suo interno devono essere contenuti:
- le modalità di utilizzo degli strumenti informatici per la creazione dei documenti informatici
- l’insieme minimo dei metadati associati ai documenti soggetti a registrazione particolare e altri eventuali metadati utili ai fini organizzativi
- la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni con eventuali regole di registrazione di documenti arrivati in modo particolare
- le regole di assegnazione e smistamento dei documenti
- le modalità di gestione e formazione dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti e delle aggregazioni documentali informatiche con l’insieme minimo dei metadati associati
- l’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo e quello dei documenti soggetti a registrazione particolare
- la descrizione del componente “sistema di protocollo informatico” del sistema di gestione informatica dei documenti
- le modalità di rilascio delle abilitazioni di accesso esterno e interno alle informazioni documentali
- le modalità di utilizzo del registro di protocollo di emergenza
Risulta evidente la complessità di questo documento, per questo la sua redazione richiede la collaborazione di tutte le funzioni e una volta realizzato dovrà essere fatto conoscere a tutto il personale. Le Regole tecniche prevedono inoltre che la versione definitiva del Manuale venga pubblicata sul sito istituzionale della PA.
Per conoscere le prossime tappe del cammino verso una PA digitale leggi l’articolo https://www.bucap.it/news/approfondimenti-tematici/protocollo_informatico/obbligo-protocollo-informatico-per-pa-11-ottobre.htm