La Pubblica Amministrazione italiana sa che per i servizi di conservazione in outsourcing si deve rivolgere solo ai conservatori accreditati? Di questo e altro si è discusso nel primo forum dei conservatori accreditati AgiD.
Il 9 aprile 2014, presso la sede di AgiD, si è tenuto un incontro per individuare alcuni punti fermi della conservazione, predisporre le attività di vigilanza e certificazione e stabilire i prossimi passi in tema di corretta comunicazione sul tema dell’accreditamento.
In particolare, AgID ha voluto meglio definire il percorso da seguire per il mantenimento della condizione di conservatori accreditati e all’incontro è stata invitata a partecipare anche Anorc (Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione digitale dei documenti – www.anorc.it).
La prima parte dell’incontro è stata dedicata alle azioni future necessarie per mantenere l’accreditamento. Le aziende accreditate, infatti, dovranno redigere un rapporto quadrimestrale realizzato sulla base di uno schema diffuso dalla stessa AgID. Il rapporto, realizzato probabilmente in formato XLS, dovrà contenere l’indicazione di tutte le principali modifiche apportate al sistema di conservazione e di tutti i principali interventi di manutenzione. Una seconda parte del rapporto, invece, riguarderà il monitoraggio sui sistemi e sui volumi di conservazione realizzati: verrà richiesta l’indicazione dei contratti di conservazione attivi (divisi tra PA e privati), il numero dei documenti conservati, il loro “peso” in Gb, il numero dei malfunzionamenti e i tempi medi di risoluzione. Il rapporto è più orientato alla redazione di statistiche in tema di conservazione, mentre la vera e propria attività di vigilanza sarà realizzata mediante verifiche ispettive effettuate direttamente dall’Agenzia che riguarderanno il possesso e il mantenimento delle caratteristiche organizzative, procedurali e tecnico-informatiche del proprio sistema di conservazione dichiarate in fase di accreditamento. Le verifiche saranno realizzate partendo da una check list che dovrebbe essere resa disponibile a breve da AgID e si svolgeranno “a campione” e non avranno una frequenza costante. Infine, almeno ogni 24 mesi, tutti i conservatori accreditati dovranno ottenere una specifica certificazione da parte di un organismo di certificazione accreditato presso Accredia.
La seconda parte dell’incontro è stata invece dedicata alla corretta comunicazione in merito alla conservazione e all’accreditamento. Si riscontra purtroppo un’assenza di formazione nella Pubblica Amministrazione che continua a rivolgersi a conservatori non accreditati e, attualmente, questo non è più accettabile visto l’esistenza di una lista ben fornita di conservatori accreditati. Si è così richiesto da più parti un intervento informativo e corretto di AgID verso la Pubblica Amministrazione per colmare la mancanza di formazione e consapevolezza in questa materia, intervento reso più urgente dal fatto che esistono ancora nel MEPA soggetti non accreditati che continuano a offrire servizi di conservazione (95 conservatori non accreditati contro i 19 accreditati presenti). È stata, inoltre, segnalata la necessità di fare chiarezza sul ruolo del Responsabile della conservazione e sulla sua obbligatoria presenza presso il cliente/titolare della documentazione da conservare: questa figura è indispensabile in quanto dovrà occuparsi di gestire internamente i processi di conservazione o di individuare un soggetto esterno al quale affidarli. Tale nomina, ove non fosse effettuata, ricadrebbe comunque in capo al/ai soggetti che rappresentano l’azienda. È stato escluso categoricamente che il ruolo di Responsabile interno della conservazione di un ente possa essere affidato al Responsabile del servizio di conservazione interno al fornitore del servizio.
Al fine di rendere sempre più efficiente il processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione sarà aumentata la frequenza degli incontri tra conservatori e sarà subito messa in cantiere la redazione dell’opuscolo informativo e della Circolare istituzionale in tema di conservazione.
La corretta conservazione dei documenti informatici è un nodo centrale per gli operatori del mercato, i privati e la Pubblica Amministrazione, un tassello essenziale per costruire un’economia digitale efficiente e senza sprechi.
Per conoscere le decisioni di Agid in materia di accreditamento vai su: http://www.agendadigitale.eu/egov/le-pa-che-conservano-male-il-fenomeno-dei-conservatori-abusivi_1473.htm