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Responsabile della Conservazione e Manuale della Conservazione sono i due cardini sui quali poggiano i processi di Conservazione a Norma previsti dagli obblighi di legge.

Chi è il Responsabile della Conservazione

Il Responsabile della Conversazione è la figura responsabile del processo di Conservazione; ha il compito di monitorare e mettere in pratica le politiche complessive del sistema di Conservazione in piena responsabilità ed autonomia.

Nell’ambito delle Pubbliche Amministrazioni tale ruolo è ricoperto da un dirigente o da un funzionario formalmente incaricato, oppure da figure con compiti affini, come da chi ricopre la carica di Responsabile della gestione documentale.

La sola delega del servizio di Conservazione, ma non il ruolo di Responsabile, può essere affidata anche a soggetti esterni; nel caso di PA la delega potrà essere conferita a soggetti esterni purché siano accreditati AgID; al contrario, nel caso in cui un privato voglia affidare in outsourcing il processo di conservazione, il delegato può non essere accreditato AgID.

Nei casi di delega esterna, al Responsabile della Conservazione operante all’interno del soggetto produttore, si affianca il Responsabile del servizio di conservazione, operante all’interno del soggetto esterno.

Quali compiti svolge il responsabile della Conservazione

L’articolo 7 del DPCM 3 dicembre 2013 stabilisce le mansioni alle quali il Responsabile della Conservazione deve ottemperare[1]:

• definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;
• gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
• genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
• genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
• effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
• assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
• al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
• provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
• adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’art. 12;
• assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
• assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
• provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
• predispone il manuale di conservazione di cui all’art. 8 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

[1] Art. 7, c.1, Dpcm 13 dicembre 2013

Cos’è il Manuale della Conservazione e cosa contiene?

Redatto dal Responsabile della conservazione e descritto dalle Regole Tecniche in materia di conservazione di documenti digitali (DPCM 3 dicembre 2013), il Manuale della Conservazione è quel documento informatico, obbligatorio, all’interno del quale è possibile trovare l’organizzazione del processo di Conservazione digitale a norma. I contenuti del documento, regolati dall’articolo 8 del sopracitato DPCM, comprendono una serie di passaggi e informazioni utili a mantenere valido e funzionale, nel tempo, il sistema di Conservazione. Il Manuale dei conservatori accreditati è pubblico e presente nell’apposita sezione del sito dell’AgID; a ogni modifica ne consegue una nuova versione che deve essere conservata insieme alla precedente.

Nei casi in cui ci si avvalga delle prestazioni di un conservatore accredito, bisognerà distinguere il Manuale di conservazione redatto dal Responsabile del servizio di conservazione del soggetto accreditato, dal Manuale di conservazione redatto dal Responsabile della conservazione del soggetto produttore. Quest’ultimo, infatti, descrive le modalità di creazione e versamento dei PdV, mentre il primo deve contenere tutte le informazioni descritte dal DPCM del 3 dicembre 2013.

Perché nominare un Responsabile della Conservazione esterno e perché scegliere Indicom?

Scegliere Indicom come Responsabile del Servizio di Conservazione consente evidenti vantaggi in termini di risparmio, sicurezza e ottimizzazione di processi e risorse interne. Il processo di Conservazione digitale a norma richiede infatti competenze tecniche e normative specifiche che impongono un costante allineamento con la Normativa e una formazione continua delle risorse coinvolte: le tecnologie e il know how richiesti sono in continua evoluzione.
Se svolto internamente implicherebbe continui investimenti per adeguare strumenti, processi e modalità lavorative che andrebbero a sottrarre tempo e risorse indispensabili alle attività strategiche aziendali.

Affidarsi ad Indicom e delegare in outsourcing il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione significa poter usufruire di tecnologie all’avanguardia e solide competenze, altamente specializzate e costantemente in linea sia con l’evoluzione dello scenario normativo sia con gli sviluppi nel campo dell’archiviazione e della digitalizzazione.
Questo equivale a poter contare su un servizio efficiente avendo sempre un costo fisso, e pertanto controllabile, nel rispetto della Normativa di riferimento.

Per approfondire:

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