Se state pensando di portare in outsourcing una parte o un intero processo aziendale, prima di scegliere il vostro partner di fiducia riflettete insieme a noi su alcuni punti significativi.
Come è ben noto alla maggior parte degli imprenditori che guidano piccole e medie imprese risulta particolarmente difficile gestire e controllare completamente ogni singolo aspetto del proprio business.
In particolare alcune attività specifiche, legate al mondo HR o amministrativo ad esempio, sono gestite meglio e con performance superiori da chi fa di queste attività il proprio core business.
Certamente non tutte le imprese di piccole e medie dimensioni possono permettersi l’outsourcing di alcune funzioni aziendali, nonostante i benefici supererebbero i costi iniziali.
In ogni caso, se state pensando di affidare in outsourcing una parte o un intero processo aziendale vale la pena riflettere su alcuni fattori fondamentali prima di affidare un’attività aziendale ad una terza parte.
Vi proponiamo quindi sei punti su cui riflettere e da considerare prima di scegliere il partner di business ideale:
1. Comprendete a pieno le vostre competenze chiave e i vostri limiti
Affidate all’esterno quelle funzioni che sono time-consuming e che possono essere facilmente rese più performanti da qualcuno all’esterno dell’organizzazione.
Ad esempio, per una compagnia che opera con dipendenti in più stati sarà sicuramente più efficiente affidare la gestione HR all’esterno rispetto ad adottare una gestione interna: in questo modo tutta la documentazione relativa a buste paga, tasse e benefit sarà sempre compliant e trasmessa nei tempi stabiliti, la compagnia riuscirà a rimanere aggiornata sulle policy che impattano sui dipendenti e tutti i dati saranno sempre disponibili in un ambiente online sicuro e facilmente accessibile.
2. Definite in modo puntuale i vostri obiettivi e risultati attesi
Definite chiaramente quali obiettivi vorreste raggiungere attraverso l’outsourcing: riduzione dei costi, aumento della qualità, efficienza o apprendimento di nuove skills. Solo impostando obiettivi concreti, risultati attesi e criteri di misurazione riuscirete a trovare il giusto accordo di outsourcing.
La maggior parte dei rapporti di outsourcing falliscono perché le aspettative non sono chiare, il proprietario ha troppa fretta di esternalizzare l’attività o l’azienda è troppo occupata a vendere per preoccuparsi di curare adeguatamente la relazione con l’outsourcer.
3. Trovate il giusto partner
Affidare uin outsourcing una parte del vostro business è una questione di grande rilevanza e non qualcosa che va preso con leggerezza: si deve considerare infatti che l’azienda a cui si sta affidando un’attività diverrà un vero e proprio partner, non semplicemente un fornitore, con cui si avvierà una relazione strategica di lungo termine.
Per questo è sempre fondamentale indagare l’esperienza di questo partner nell’ambito dell’attività che si vuole esternalizzare.
Inoltre siate consapevoli che la scelta del partner sarà un processo che richiederà tempo. Tempo in cui chiedere consiglio ad aziende di fiducia, in cui controllare i profili social dell’impresa e le referenze citate.
Sebbene questo tempo sembrerà eccessivo, vi aiuterà a trovare l’azienda che si rivelerà un partner strategico, in linea con la vostra filosofia aziendale, con i vostri obiettivi ed in grado di lavorare al vostro fianco efficacemente.
4. Assicuratevi di avere una persona in grado di gestire la relazione internamente
E’ chiaro che un rapporto di outsourcing implica il monitoraggio dell’attività: questo equivale a designare una persona in grado di dare istruzioni dettagliate ed esplicite al partner oltre che seguirlo costantemente nel progetto.
Mettete in agenda un piano di meeting settimanali/ mensili in cui verificare lo stato di avanzamento del progetto.
5. Mantenete il controllo dei dati
Lo sviluppo web e mobile, ad esempio, possono facilmente essere esternalizzati.
Ma non lasciate che il codice venga controllato al 100% da una terza parte: se qualcosa andasse storto non avreste più alcun controllo sui vostri prodotti. Stabilite dei livelli di servizio garantiti e determinate in modo esplicito come le performance verranno misurate.
6. Assicuratevi la sicurezza dei vostri dati
Nell’affidare all’esterno un’attività o funzione assicuratevi che il partner scelto sia in perfetta compliance con le best practices del mercato in cui operate e che sia pertanto in grado di mantenere al sicuro i vostri dati e quelli dei vostri clienti, così da evitare imprevisti legali che potrebbero rivelarsi un incubo.
Leggi anche: Dal controllo dei costi operativi all’accesso a competenze specifiche: tutte le ragioni per scegliere l’outsourcing
Resta costantemente aggiornato sull’outsourcing e sugli altri temi affrontati: seguici su LinkedIn e Facebook oppure torna alla pagina News