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Qual è il termine per la conservazione dei documenti fiscali?

Termine per la conservazione dei documenti fiscali

Il termine per la conservazione dei documenti fiscali è legato alla scadenza per l’invio della dichiarazione dei redditi. Ecco come calcolarlo.

 

Ogni realtà aziendale, e ancor di più il Responsabile della Conservazione incaricato, devono avere sempre chiaro qual è il termine di conservazione dei propri documenti fiscali. Conservare i documenti fiscali è infatti obbligatorio ma non è sempre facile comprenderne la scadenza.

Generalmente, il punto di partenza è rappresentato dall’anno fiscale dell’azienda: quando questo corrisponde all’anno solare, stabilire il termine di conservazione dei documenti è piuttosto semplice; lo stesso non si può dire se anno fiscale e anno solare non coincidono.

 

I DOCUMENTI FISCALMENTE RILEVANTI

Prima di approfondire le modalità di calcolo per la chiusura delle operazioni di conservazione vi proponiamo una lista, non esaustiva, di documenti “fiscalmente rilevanti” per i quali è possibile/doveroso attivare un processo di conservazione:

  • Fatture attive e passive
  • Libri e registri contabili (il Libro Giornale, i Registri IVA, i mastri, il libro inventari, …)
  • Documenti di trasporto
  • Note spese
  • Bollette doganali
  • Dichiarativi (dichiarazione dei redditi, dichiarazioni IVA, spesometro, ecc. )
  • Ricevute fiscali

 

IL TERMINE PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI FISCALI

Qual è dunque il termine per la conservazione dei documenti fiscali?

Per stabilire la scadenza di conservazione dei documenti fiscali, dobbiamo partire dal termine utile per l’invio della dichiarazione dei redditi, come regolato definito dall’art.7 comma 4-ter del decreto-legge n.357/1994, che definisce e regola proprio le modalità di conservazione di tali documenti.

 

“4-ter. A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale non siano scaduti i termini per la presentazione delle relative dichiarazioni annuali, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza”.

Ulteriori precisazioni sono contenute nella Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n.46/E del 2017 che specifica:

Ai sensi dell’articolo 3, comma 3, del D.M. 17.06.14 (che rinvia all’articolo 7, comma 4-ter, del D.L. n. 357/1994) la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un ottica di semplificazione e uniformità̀ del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi”.

 

Assodato quindi che, per definire il termine di conservazione dei documenti fiscali, dobbiamo considerare il termine utile di invio della dichiarazione dei redditi, sorge a questo punto una seconda domanda: quando va inviata la dichiarazione dei redditi?

Di norma la dichiarazione va inviata entro 9 mesi dalla chiusura dell’anno fiscale. Avremo quindi:

 

Chiusura anno fiscale + 9 mesi = invio dichiarazione dei redditi

dichiarazione dei redditi + 3 mesi = chiusura conservazione

 

Poiché nel 2019 la data di scadenza è fissata al 30 settembre, ciò significa che la conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti del 2018 dovrà essere chiusa entro il 30.12.2019. Infatti:

 

Dichiarazione dei redditi anno fiscale 2018: invio entro il 30.09.2019

conservazione entro 3 mesi = entro 30.12.2019

 

In sostanza, possiamo dire che per le aziende con anno fiscale coincidente con l’anno solare, la conservazione dei documenti fiscali deve essere chiusa entro il mese di dicembre dell’anno successivo. Il calcolo è decisamente semplice.

Lo stesso non si può dire per tutte quelle aziende il cui l’anno fiscale NON coincide con l’anno solare. In questo caso, come precisa la Risoluzione 46/E sopra citata, i documenti rilevanti ai fini IVA andranno conservati entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile.

 

In caso di periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare, i documenti rilevanti ai fini IVA riferibili ad un anno solare andranno comunque conservati entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile.

Risoluzione 46/E del 10.04.2017 (pag. 9)

 

Per semplificare, consideriamo l’esempio riportato nella tabella qui sotto.

Prendiamo come esempio il periodo che va dal 1° luglio 2018 al 31 luglio 2019.

  • Ogni 31.03 avremo l’invio di una dichiarazione dei redditi
  • Ogni 30.06 avremo la chiusura delle operazioni di conservazione

Nello specifico, la prima scadenza legata all’invio della dichiarazione dei redditi è il 31 marzo 2019, ovvero 9 mesi dopo la chiusura del 30 giugno 2018.

Di conseguenza, i documenti emessi o registrati nell’anno solare 2018 dovranno essere portati in conservazione entro il 30 giugno 2019, mentre quelli riferiti al 2019 dovranno essere conservati entro il 30 giugno 2020.

 

Termine di conservazione dei documenti fiscaliTermine per la conservazione dei documenti fiscali: esempio

 

Per approfondire:

Scarica il webinar sulla conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti

Leggi anche: Come conservare le fatture elettroniche?

Leggi anche: Conservazione dei documenti fiscali: domande e risposte


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3 comments on “Qual è il termine per la conservazione dei documenti fiscali?

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